Nota fiscal eletrônica de serviço ou produto: qual é a ideal para o seu negócio?

Que a internet chegou para facilitar a nossa vida, ninguém duvida. Porém, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é algo que preocupa grande parte dos empreendedores e empresários no nosso país. A maioria deles acredita que ela é sinônimo de burocracia e complexidade. E, para piorar ainda mais esse cenário, existe a Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e). E agora: qual é a ideal para o seu negócio?

Para começar, é preciso que você compreenda que a NF-e é destinada somente para a registrar a venda de produtos, enquanto a NFS-e tem como objetivo legalizar uma prestação de serviço.

Ainda está confuso? Então, acompanhe este post e saiba as diferenças entre cada uma delas! Vamos lá?

O que é uma Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e)?

Popularmente chamada apenas de Nota Fiscal Eletrônica, essa modalidade se restringe a vendas de produtos físicos. Portanto, infoprodutos e produtos digitais não estão nessa categoria.

Para que você entenda melhor, vamos a alguns exemplos. Sites que vendem eletrodomésticos, cosméticos, livros e qualquer outra mercadoria física se enquadram nesse tipo de nota fiscal. É o caso do Submarino, Americanas e Magazine Luiza, além de muitos outros.

A NF-e, também chamada de nota de mercadoria ou nota de ICMS, é considerada um modelo mais complexo. Para fazer a emissão, é preciso ter mais detalhes sobre a venda.

Como gerar a NF-e?

Para gerar a NF-e, primeiramente você deve se cadastrar na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) ou Finanças. É esse órgão que vai recolher os impostos ICMS em nível estadual, ou o IPI, em âmbito federal.

Cada estado possui um padrão de emissão de notas fiscais, porém eles não oferecem um portal online para gerar cada documento. Além disso, a Sefaz de alguns estados fica instável com certa frequência, fazendo com o que o contribuinte tenha problemas ao fazer a emissão.

Uma alternativa viável era o sistema de emissão gratuito da Sefaz-SP, criado em 2006. Porém, o próprio órgão descontinuou o serviço, em janeiro de 2017.  A justificava foi que a maioria dos contribuintes estava priorizando soluções próprias ou oferecidas pelo mercado privado.

E, realmente existem inúmeras opções, como é o caso do GeraNFE.com, um recurso gratuito da ContaAzul. Ele gera as notas fiscais de compra e venda de mercadorias para empresas que optam pelo Simples Nacional.

Como acontecem os procedimentos da emissão da NF-e?

Quando a sua empresa cria o arquivo eletrônico da Nota Fiscal Eletrônica, ele é encaminhado à Sefaz. Ela é responsável por realizar as verificações para que a instituição obtenha a Autorização de Uso. Quando os dados são validados, o órgão disponibiliza a consulta pela internet e encaminha as informações à Receita Federal. Ao final, é gerado o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que comprova que o produto está sendo transportado de maneira regular.

Qual software utilizar?

Depois de realizar a inscrição na Sefaz, é hora de adotar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Como você precisa focar nas tarefas que farão crescer o seu negócio, o ideal é que o sistema seja conectado ao seu meio de pagamento preferido. E se emitir suas notas fiscais de forma automática é melhor ainda.

O que é uma Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e)?

Como o próprio nome diz, a NFS-e é para prestação de serviços e possui algumas peculiaridades em relação a NF-e. Porém, se caracteriza por ser um modelo mais flexível.

Qualquer prestador de serviço, tais como academias, hotéis, cursinhos, faculdades, escolas e creches, gráficas, entre outros, emitem a NFS-e, também chamada de nota fiscal municipal (ISS).

Esse tipo é voltado para produtos digitais, como cursos online, infoprodutos em geral, e-books, congressos online e webnário. Ou ainda, para serviços de assinatura (emprego, filmes, milhas, microbooks,  etc). Se enquadra também para as SaaS (oferta de softwares e soluções na internet como um serviço). Para esse último caso, podemos citar o Leadlovers (automação de marketing),  e-goi (email marketing), MaxMilhas (compra e venda de passagens aéreas emitidas com milhas). 

Um diferencial é que não é necessário ter a Inscrição Estadual, apenas a Municipal, que gera o Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (Danfse). Os detalhes mais específicos, como credenciamento e outras informações lançadas, vão depender de cada prefeitura. O recomendável é fornecer o maior número de informações, porém alguns órgãos permitem a emissão sem CPF e endereço, o que torna o checkout mais fácil.

Atualmente, mais de 1000 órgãos municipais já utilizam os procedimentos de nota fiscal eletrônica. E, com o tempo, muitas outras já estarão adotando esse recurso. Afinal, a tecnologia vem para contribuir e facilitar o nosso trabalho do dia a dia, não é mesmo?

Como acontece a emissão da NFS-e?

A emissão das Notas Fiscais Eletrônicas de Serviço é considerada mais simples, pois as prefeituras disponibilizam um portal de acesso, é mais objetiva e não possui tantas variações nos dados, como a NF-e.

Funciona assim: o contribuinte passa os dados para a prefeitura que, na maioria das vezes, retorna o Recibo Provisório de Serviços (RPS). Depois, o sistema municipal converte o RPS em nota fiscal eletrônica de serviço.

É importante ressaltar que cada prefeitura possui um método distinto e com as suas peculiaridades próprias. O que isso quer dizer? O conselho é você investir em plataformas que fazem esse trabalho de maneira automática e se integram com qualquer sistema municipal. Assim, você terá mais tempo livre e não precisará se preocupar com tanta burocracia.

Diferenças principais entre NF-e e NFS-e

Conforme já listamos, existem muitas diferenças entre a NF-e e NFS-e. Aqui, apresentamos mais alguns itens de maneira resumida:

  • Layouts de integração: A NF-e tem uma abrangência de informações maior, pois atende vários ramos de atividade inclusive serviços em cidades específicas. A tecnologia é a mesma, mas cada Sefaz implementou o sistema de uma maneira, o que pode gerar variações. Enquanto isso, temos a NFS-e que possui um layout simplificado mas com informações e estruturas que alteram de acordo com cada município. Existem até plataformas que unificam o padrão da NFS-e e oferecem uma API para nota fiscal única, como o eNotas Gateway, que emite tanto a NFSe quanto NFe.
  • Geração das notas: A NF-e é gerada pelo sistema do contribuinte, assinada digitalmente e transmitida para a Secretaria da Fazenda Estadual. Ela mesma converte o RPS em NFS-e e disponibiliza o arquivo XML para o contribuinte. Alguns processos não exigem o uso do certificado digital, mas a maioria sim.
  • Portal de digitação de nota eletrônica: A Sefaz não disponibiliza o recurso web para os contribuintes fazerem a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Já para as NFS-e, as prefeituras oferecem um portal para a digitação dessa modalidade. 
  • Transmissão de notas e retorno: Na NF-e o sistema do contribuinte transmite um lote de notas para a Sefaz, que recebe e processa posteriormente. Seguindo essa lógica, na NFS-e, as prefeituras fazem a mesma coisa que os estados. Mas, há municípios em que o retorno do processamento é dado logo após o envio do RPS. 
  • Tempo de processamento: Na NF-e o tempo de processamento em geral é rápido. Já a NFS-e pode ser emitida depois de 24 horas, porém varia de cidade para cidade e da instabilidade do sistema municipal. 
  • Solicitações Possíveis: É possível você encaminhar solicitações de autorização da nota, cancelamento e inutilização no que tange a NF-e. Na NFS-e não há a figura de inutilização, mas você pode solicitar o cancelamento na maioria dos casos, e em raros, a substituição.

Por que emitir nota fiscal eletrônica?

Se você está começando a adotar as técnicas online, mas ainda tem dúvida de como colocá-los em prática, estamos aqui para isso! Separamos os principais benefícios da nota fiscal eletrônica. Confira!

  • Facilidade na fiscalização já que todos os procedimentos são realizados pela internet;
  • Menor custo de papel, o que auxilia na organização da sua empresa e causa menos impacto ambiental;
  • Redução de custo de estoque e armazenamento de documentos;
  • Automação das atividades por meio de ferramentas cada vez mais tecnológicas;
  • Aumento da credibilidade e gestão da empresa ao utilizar processos eletrônicos.

Existem muitas particularidades com relação ao uso da NF-e e NFS-e, mas você e o seu contador vão decidir qual delas se encaixa melhor a sua estrutura de negócio.

Mas se você é um iniciante no mercado e não quer contratar um profissional nesse momento, uma boa opção é atuar com sistemas que vão facilitar a sua vida. Assim, não é preciso se preocupar com questões extremamente burocráticas.

Agora que você já sabe as diferenças entre a Nota Fiscal Eletrônica de Produto e a Nota Fiscal Eletrônica de Serviço, que tal compartilhar com a gente as suas experiências? Deixe o seu comentário aqui!

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