As 19 principais perguntas sobre nota fiscal eletrônica

Certificado digital, RPS, data de competência, Danfe: todos esses termos deixam você de cabelo em pé? Calma, é comum que empreendedores tenham muitas dúvidas sobre temas relacionados à legalização de negócios digitais. Por isso, listamos aqui as principais perguntas sobre nota fiscal eletrônica. 

São questionamentos que chegaram até a nossa equipe por meio de pessoas que já estão vendendo em escala, acabaram de abrir uma empresa ou pretendem começar um negócio em breve.

Então, se você se identificou com algum desses perfis é bem provável que já tenha tido dúvidas sobre algum ponto que iremos explicar.

É importante ressaltar que algumas questões foram respondidas de acordo com as funcionalidades exclusivas do eNotas. Não perca tempo e se informe agora mesmo!

1. Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Basicamente, existem três tipos de nota fiscal eletrônica que são muito utilizadas no mercado digital:

Nota Fiscal de Produto (NF-e)

Também conhecida como nota fiscal de venda ou de mercadoria, esse é o documento que você deve emitir quando comercializa produtos físicos.

Por exemplo, se você trabalha com um e-commerce que entrega as mercadorias fisicamente para os clientes, é essa nota que você deve gerar. Esse também é o caso de lojas virtuais bem conhecidas, como Americanas, Submarino, Magazine Luiza, Wine e tantas outras.

Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

A NFS-e deve ser emitida quando há algum tipo de prestação de serviço. Dessa forma, se você vende cursos online, webinars, possui uma área de membros ou trabalha com consultoria, é esse documento que você deve gerar.

Leia mais: Nota fiscal eletrônica de serviço ou produto: qual é a ideal para o seu negócio?

Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e)

A NFC-e está sendo implementada aos poucos no país e tem como objetivo substituir os cupons fiscais amplamente utilizados no comércio. 

Essa é uma possibilidade eletrônica que busca evitar o desperdício de papéis e proporciona um maior controle para quem vende e para quem compra, já que ela pode ser acessada pela internet.

Saiba mais detalhes sobre a NFC-e e quais são os benefícios dela!

2. Como emitir nota fiscal eletrônica?

Cada tipo de nota fiscal tem as suas particularidades e exigências. Vamos entender melhor!

Para emitir NF-e e NFC-e, você precisa acessar o sistema da Sefaz (Secretaria da Fazenda do seu estado).

Já para gerar a NFS-e (nota fiscal de serviço), é necessário entrar no site da prefeitura em que o seu negócio está localizado e seguir as orientações. Nesse sentido, é importante saber que existem alguns desafios.

Os órgaos municipais não possuem um padrão de emissão, portanto, eles podem exigir diversas informações, como certificado digital, login e senha e muito mais. Isso varia de prefeitura para prefeitura. Além disso, algumas permitem integração automática, utilizam RPS e possuem outras variações que outras não têm.

Também é bem frequente que os sites e os sistemas da Sefaz apresentem instabilidades fazendo com que você perca horas para emitir uma nota fiscal.

Se você ainda tiver dúvidas sobre como gerar NFS-e, acesse o nosso artigo que trata exclusivamente sobre esse tema.

E, se você não quer se preocupar com tantas questões complexas, o eNotas automatiza esse processo e você tem tempo para focar no que mais importa.

3. Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

Qualquer empresa que comercializa um produto ou serviço deve emitir nota fiscal eletrônica. Isso só não acontece quando há isenção por lei, o que é bem raro.

Sendo assim, quem deve emitir NF-e:

  • MEI (Microempreendedor Individual)
  • ME (Microempresa)
  • EPP (Empresa de Pequeno Porte)
  • Empresa do Lucro Real
  • Empresa do Lucro Presumido
  • Pessoa física (em determinados casos)
  • Qualquer outro tipo de empresa que comercialize produto ou serviço.

MEI: O Microempreendedor Individual tem obrigação de emitir nota fiscal apenas para pessoas jurídicas, no caso de pessoa física não há necessidade, a menos que o cliente exija.

Importante: se você não emitir nota fiscal ou omitir alguma informação, poderá sofrer penalidades como juros e multas, e, em casos extremos, tem chances até de ser preso. Lembre-se que sonegação de impostos é crime!

4. O que é certificado digital?

O certificado digital é a identidade de uma pessoa física ou jurídica e serve também para assinatura de documentos digitais, como contratos e notas fiscais eletrônicas.

Dessa forma, o órgão fiscalizador (prefeitura ou Sefaz) vai verificar se as informações são corretas e verdadeiras. Existem dois tipos de certificado digital: o A1 e o A3.

O A1 é um arquivo digital instalado na máquina ou no seu emissor de NF-e, como é o caso do eNotas. Ele tem a validade de 1 ano.

Já o modelo A3 é um dispositivo físico ou token, parecido com um pen drive, que tem validade de 1 ou 3 anos. Sendo assim, sempre que você precisar desse certificado terá que estar com ele em mãos para acoplar ao seu computador.

Explicamos as principais diferenças entre os dois tipos em: O que é certificado digital e como ele pode profissionalizar o seu negócio?

5. Qual é a diferença entre data de competência e data de emissão?

É bem provável que você já tenha ouvido falar em data de emissão da nota fiscal, mas não saiba o que é data de competência, acertei? Esses termos realmente confundem muita gente.

A data de competência é o dia em que o serviço foi prestado, o que pode variar de prefeitura para prefeitura. Já a data de emissão é o exato momento em que o documento foi enviado para o sistema da prefeitura, informação que não pode ser alterada.

6. O que é XML da NF-e?

O XML da nota fiscal eletrônica é a versão digital do documento que é padronizado em todo o Brasil. Sempre que um cliente fizer uma compra no seu site ele tem o direito de receber o XML da compra, que deve ser baixado e depois convertido em PDF.

7. Por quanto tempo a empresa deve armazenar o XML das notas fiscais?  

De acordo com a legislação, o XML da NF-e deve ser armazenado eletronicamente por 5 anos mais o ano vigente. Essa obrigação se faz necessária em caso de fiscalização da Receita Federal ou em caso de troca do produto.

8. O que é DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é um resumo com as principais informações contidas na NF-e. Sendo assim, ele é uma versão legível e que pode ser impressa, já que o XML necessita de um software específico para leitura.

Esse tipo de documento é muito utilizado na circulação de mercadorias. Por exemplo, um caminhão não pode rodar sem estar com as DANFEs dos produtos que transporta, podendo ser multado em caso de fiscalização.

Mas, atenção: o DANFE não substitui a nota fiscal eletrônica, ele apenas é uma versão impressa e simplificada do documento, permitindo que as informações sejam verificadas em uma consulta na internet.

9. O que é RPS?

O RPS (Recibo Provisório de Serviços) é utilizado em situações emergenciais quando se precisa emitir NF-e naquele exato momento. Por exemplo, se você ficou sem internet ou sem energia, o RPS substitui a NF-e temporariamente.

Porém, o RPS deve ser convertido em nota fiscal assim que for possível. Vale lembrar também que algumas prefeituras não permitem a utilização de RPS, verifique na sua!

10. Qual é o valor que a NF-e deve ser emitida quando há plataforma de pagamento e afiliados?

Uma dúvida bem comum de muitos empreendedores é em relação ao valor do documento fiscal. Principalmente quando há afiliados, plataforma de pagamento e coprodutores, muita gente se confunde.  

Venda realizada como produtor

O produtor digital deve sempre emitir a NF-e com o valor total da compra. Portanto, se o seu cliente comprou um curso por R$299, ele deve receber a nota fiscal exatamente nesse valor, independente de comissionamento de afiliados ou meio de pagamento, como a Hotmart, por exemplo.

Venda realizada como afiliado

Por outro lado, se você é afiliado, o seu dever é emitir a nota fiscal para o produtor e não para o cliente. Assim, a NF-e deve ser gerada com o valor do comissionamento recebido.

Venda realizada como coprodutor

Se você vende como coprodutor, o eNotas criou uma funcionalidade para que todas as notas sejam emitidas de acordo com o percentual de cada pessoa na venda do produto.

Quer entender melhor sobre isso? Descubra como emitir nota fiscal para coprodutores.

11. Produtor digital ou afiliado deve emitir nota fiscal para a Hotmart?

Quem é produtor digital ou afiliado e faz as vendas pela Hotmart ou por qualquer outro meio de pagamento, nunca deve emitir nota fiscal para a plataforma.

O documento deve ser gerado para quem o serviço foi prestado. Portanto, o produtor digital deve gerar para o cliente e o afiliado para o produtor principal.

Explicamos com mais detalhes no artigo: Você, como produtor digital ou afiliado, deve emitir nota fiscal para a Hotmart?

12. Como integrar o sistema de NF-e com o seu meio de pagamento?

Quando você utiliza um emissor de NF-e inteligente, como o eNotas, é possível integrar facilmente com o seu meio de pagamento. Dessa forma, assim que você fizer uma venda, a nota fiscal será gerada automaticamente.

E tem mais: você terá acesso aos documentos fiscais diretamente dentro da plataforma de venda.

A nossa solução, por exemplo, permite essa integração de forma simples com a Hotmart, iugu, Pagar.me, Boleto Simples e muito outros.

13. Como enviar as notas fiscais para o seu cliente?

O eNotas possui a funcionalidade de enviar a nota fiscal para o seu cliente automaticamente ou no momento em que você escolher. Isso quer dizer que ele pode receber o documento assim que a venda for aprovada ou depois da garantia incondicional.

Você também pode optar por não enviar a NF-e, mas vale lembrar que o cliente tem direito de receber a NF-e com as informações do que comprou.

14. Como enviar as notas fiscais para o seu contador?

Basicamente, existem três maneiras do seu contador ter acesso às suas notas fiscais:

  • A partir do arquivo XML das notas fiscais: você baixa um ZIP com todos os arquivos XML das NF-es emitidas em um determinado mês e envia para o seu contador.
  • Gerar um arquivo CSV ou Excel com os dados das notas: você envia o CSV do planilha Excel para o seu contador com todas as informações.
  • Buscar no site de cada prefeitura (mais recomendada): se a sua prefeitura permitir que o contador acesse os documentos diretamente no site do órgão, essa é a opção mais aconselhada. Dessa forma, você emite as NFS-es e o profissional contábil tem acesso a elas pelo portal da prefeitura.

Se você quiser entender melhor esse assunto, confira o nosso artigo: 3 maneiras do seu contador acessar as suas notas fiscais e gerar seu imposto facilmente.

15. Como baixar o PDF ou XML da nota fiscal?

Seu contador precisa do XML de todas as suas notas fiscais emitidas para poder gerar a sua guia de impostos? Para isso, o eNotas criou uma funcionalidade exclusiva chamada de Visão do Contador, que é atualizada a cada 15 minutos.

Então, basta acessar a nossa plataforma e escolher o formato que você quer baixar as informações: XML, PDF ou planilha.

16. Como emitir nota fiscal quando há parcelamento com juros?

Quando você permite que o usuário parcele a compra com juros, isso quer dizer que ele vai pagar os encargos à operação de cartão de crédito.

Nesse caso, você deve emitir a nota fiscal com o valor do seu produto ou serviço, sem considerar os juros que serão recolhidos pela operadora de cartão posteriormente.

Se você quiser, é possível fazer uma menção manualmente na discriminação da nota referente ao pagamento, mas não é algo obrigatório. O seu contador pode orientá-lo melhor sobre isso. 

17. Como emitir nota fiscal quando você faz vendas recorrentes?

A venda recorrente acontece quando o pagamento se repete em um determinado período de tempo. Geralmente, é mensal, trimestral, semestral ou anual. Nesse cenário, como funciona a emissão de nota fiscal?

O eNotas emite um documento cada vez que você recebe um pagamento. Por exemplo, se a sua recorrência é mensal, uma nova NFS-e será gerada mensalmente.

O parcelamento acontece de forma diferente, sendo que a nota fiscal é emitida no valor total do pagamento.

18. Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?

Você emitiu a nota fiscal, porém a venda foi estornada em virtude da garantia incondicional, chargeback ou qualquer outro motivo. Então, como fazer para cancelar o documento?

Para que você não tenha que pagar mais impostos do que precisa, o eNotas solicita à prefeitura o seu cancelamento automaticamente. Também é possível selecionar a NF-e a ser cancelada dentro do nosso sistema.

Mas é importante destacar que o cancelamento depende exclusivamente da prefeitura, que poderá autorizar ou rejeitar o pedido.

19. Como escolher o emissor de nota fiscal eletrônica ideal para o seu negócio?  

Se você não quer se preocupar com questões legais e tributárias, é recomendável contratar um emissor de NF-e para a sua empresa.

Confira os fatores que você deve levar em consideração na hora de contratar o seu:

  • Utilização de um sistema totalmente automatizado;
  • Habilidade para tratar das instabilidades da prefeitura e Sefaz;
  • Integração com o seu meio de pagamento;
  • Suporte especializado;
  • Facilidade de comunicação com o seu contador;
  • Envio da nota fiscal para o seu cliente;
  • Importação facilitada de vendas ou notas fiscais;
  • Cancelamento automático de notas fiscais de vendas estornadas;
  • Notas fiscais para coprodutores e afiliados.

Se tiver alguma dúvida, entre em contato com o nosso suporte agora mesmo e veja se o eNotas atende a sua necessidade.

Sabemos que a emissão de NF-e ainda gera muitos questionamentos. Por isso, fizemos uma lista com as principais perguntas sobre nota fiscal eletrônica feitas para o nosso time.

E você se identificou com alguma questão? Ainda ficou alguma dúvida? Então, deixe o seu comentário aqui embaixo! 

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