Acompanhe o nosso guia e entenda como a mudança de sistemas das prefeituras pode afetar o seu negócio quanto à emissão de notas fiscais de serviço!
Criar uma solução, do zero, com o intuito de gerar a emissão de Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) integrada é uma questão bastante complexa para as Software Houses.
Essa dificuldade se dá pois, ao contrário da Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e), a NFS-e possuem diversos padrões e variações, visto que quem decide esses critérios são as prefeituras, logo, tudo pode mudar de um município para outro.
Acontece que, viemos de um ano marcado pelas eleições municipais para prefeitos, logo, com a mudança desses gestores nas cidades, há grande probabilidade de que as regras do jogo (padrões) também sejam modificadas.
Portanto, é fundamental que, a partir 2021, você fique de olho no formato da sua integração para que continue realizando a correta emissão de notas fiscais.
Ou, você pode adotar o caminho mais prático e escalável, fazendo como a grande maioria de ERPs e Software Houses, que optam por contratar o uso de APIs de empresas focadas neste segmento, para que possam focar no core business do seu negócio.
Evidentemente, essa aplicação possui várias vantagens para seu negócio. Neste post, vamos explicar melhor esses cenários e os benefícios dessa parceria, confira!
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Quais os desafios para emissão de NFS-e?
Entre realizar a integração com algum município e começar a emitir notas fiscais de serviço sem nenhum problema, há um caminho enorme a ser percorrido!
Listamos abaixo apenas os principais desafios que você poderá encontrar meio a essa jornada com a mudança de sistemas das prefeituras:
Identificação do provedor e do layout da emissão da nota utilizado pela prefeitura
Como falamos, não existe um padrão nacional obrigatório, apesar de existir um projeto para unificar a emissão do documento em todo país.
Você pode conferir mais sobre o assunto no nosso post sobre: NFS-e Nacional
Mas, até que isso ocorra, temos de trabalhar com a realidade, só que, essa realidade não é das mais agradáveis do ponto de vista laboral.
Isso pois, cada município pode contratar um provedor diferente e, por consequência, ter um layout diferente.
E adivinhe: com a troca do prefeito, a chance de se mudar o sistema da prefeitura é altíssima!
Estudar o Manual de Integração da prefeitura
Sabe a história do provedor? Então… cada um possui um manual que explica como realizar a integração.
Isso significa dizer que cada prefeitura poderá exigir componentes específicos e apresentar códigos diferentes — até mesmo para fazer referência a uma mesma informação!
Para ficar mais claro, repare no exemplo abaixo: A imagem representa os códigos e referências que precisam conter no XML para a prefeitura de São Paulo-SP:
Note que ela possui um tipo de descrição próprio e atente-se para o termo "tpCidade".
Agora observe a figura seguinte. Esta também representa os códigos que devem ser inseridos no XML, mas estes, para a prefeitura de Barueri-SP:
Percebe que não há um padrão de identificação de cada tópico? Nesse caso, o item que traz a assimilação da cidade possui uma descrição de código bem diferente, "tsCodigoMunicipioIbge".
Agora, se isso não é o suficiente, então imagine ter de interpretar todos os outros itens e, dentre eles, campos mais críticos, como são os caso de alíquotas, impostos e taxas.
É por causa de situações como essa que é tão comum se confundir ao integrar diferentes prefeituras.
E nem estamos cogitando aqui o desgaste nesse processo e o fato do Manual de Integração não estar disponível no site, situação em que você terá de entrar em contato com o órgão oficial para solicitá-lo... e torcer para alguém responder!
Algumas vezes, é preciso abordar a prefeitura por meio de emails, ligações e, em alguns casos, até mesmo ir lá pessoalmente!
Com isso, o prazo para o processo de integração vai sendo dilatado e, por consequência, o início das emissões das notas vai ficando cada vez mais distante.
Analisar os métodos de certificação digital
Para que seja feita a emissão da NFS-e, algumas prefeituras pedem o certificado digital, enquanto outras permitem que a emissão seja feita sem o uso do dispositivo, exigindo apenas login e senha.
Curiosidade: para mais detalhes, confira o nosso post sobre: NFS-e sem certificado digital
A grande dificuldade dessa etapa é que ela exige que o desenvolvedor conheça a respeito dos tipos de assinatura digital — suas particularidades técnicas e funcionalidades (A1, A2, A3, etc…) — ou seja, mais estudo e aprendizado.
Comunicação com o web service
Esse talvez seja o grande problema de todo o processo de integração: a comunicação com o web service das prefeituras.
Isso exigirá que você fique fazendo consultas recorrentes a respeito dos status das notas fiscais para descobrir se foram aceitas ou não, além de se preocupar com a comunicação entre os servidores e com possíveis erros no envio de dados.
Um deslize e a nota pode ter sua emissão impedida e ser bloqueada.
Imagine ficar alocar tempo e energia para ficar identificando erro de cada uma… De fato uma atividade que iria comprometer o crescimento de uma empresa, certo?
Mas se você achou que não podia ficar pior…
E quando o município não tem webservice, o que é possível fazer?
Então, existem algumas possibilidades.
Em Barueri, por exemplo, a prefeitura não disponibiliza webservice. Isso significa que é necessário upar um arquivo com as notas manualmente. Mais uma vez uma prática nada escalável.
E quais os desafios após a integração?
Desafios após a integração? Quer dizer que ainda tem mais?
Pois é… Muito se engana quem pensa que, após a integração, os desafios acabaram.
Trabalhar com a emissão de notas fiscais de serviço é uma tarefa que não permite descanso, trata-se de um campo aberto suscetível a muitas variáveis.
Dentre as dificuldades e os trabalhos após a integração, podemos citar:
- Mudança do provedor: a prefeitura não realiza um comunicado diretamente e também, não detalha o que foi alterado, cabe ao desenvolvedor fazer essa verificação. Alguns portais de notícias até ajudam, mas, de qualquer forma, é preciso ficar de olho;
- Erro na chave de criptografia: com a efetivação de alguma mudança no servidor, o certificado da prefeitura pode parar de corresponder, o que gera uma mensagem de erro;
- Realizar testes: faz parte do processo de desenvolvimento efetuar testes de averiguação do funcionamento total do sistema;
- Fornecer suporte aos clientes: sem ter à disposição uma equipe preparada para resolver os problemas do dia a dia do usuário, fica difícil entrar na competitividade do mercado;
- Manual de Integração com informações erradas ou desatualizado;
- Lentidão (Failover);
- Falha no formato de dados do usuário (cpf, endereço, CNPJ, por exemplo).
Possíveis erros em documentos fiscais podem gerar muitas complicações, dentre elas, multas altíssimas e até mesmo a prisão!
Isso ocorre, pois a emissão de nota fiscal exige regras e prazos que precisam ser respeitados. Caso contrário, o indivíduo pode acabar incorrendo em sonegação fiscal.
Quais as vantagens em utilizar uma API para emissão de NFS-e
Visto tantos problemas para realizar a integração e consequentemente emitir uma NFS-e, vamos apresentar agora as vantagens em se utilizar uma solução específica para esse segmento, observe:
1. Redução dos custos
O uso de uma API voltada para a emissão de NFS-e é um agregador de custos pois minimiza uma série de trabalho envolvendo as tratativas necessárias para um acesso seguro, rápido e estável a aos portais dos municípios.
2. Tempo e Energia
Não é preciso nem justificar o motivo aqui, né? Você terá tempo de sobra para focar no seu core business, além de não precisar ficar alocando energia da sua equipe para suprir os problemas envolvendo as integrações com as prefeituras.
3. Desburocratização: Variabilidades entre os municípios
Como vimos, os portais emissores implementados por cada município acaba tendo diversas variações, hoje são vários padrões de portais no mercado, desde a forma de conexão, os tempos de processamentos, o nível de disponibilidade, a performance da emissão se é unitária ou em lote, ou seja, tudo isso acaba sendo tratado, o que minimiza boa parte desta preocupação para as aplicações.
4. Despreocupação com as instabilidades das prefeituras
Os portais das prefeituras nem sempre estão preparados para um grande volume de emissões simultâneas (imagine o final de mês), e isso gera lentidão e muitas vezes perda de informações, que neste caso, precisarão ser absorvidas.
Contar com uma API passa a ser fundamental para evitar passar por esse drama, pois elas assumem esta tarefa deixando todos estes problemas transparentes para a aplicação.
5. Consulta às notas fiscais emitidas
A disponibilização de uma forma consulta das notas emitidas é outro valor agregado. Um benefício para os seus clientes e também para os contadores destes clientes.
6. Armazenagem das notas emitidas
De acordo com a legislação, você precisa armazenar as notas fiscais eletrônicas por 5 anos, mais o ano vigente.
Essa obrigatoriedade serve tanto para garantia ou troca de produtos ou serviços quanto para o caso de uma fiscalização da Receita Federal.
Apesar da Secretaria da Fazenda ter conhecimento sobre todas as notas emitidas, ela deixa claro que é obrigação dos envolvidos numa transação comercial armazená-las pelo período indicado.
7. Controle e Gestão
O lançamento automático das notas fiscais no sistema, torna as informações presentes no ERP muito mais precisas.
Com isso, você poderá tomar decisões com muito mais assertividade e clareza.
8. Segurança
As APIs utilizam uma série de protocolos e medidas de segurança, como a criptografia de dados e os certificados digitais.
Como os maiores ERPs e empresas emitem NFS-e?
Bom, como você pôde acompanhar, os passos para a emissão de NFS-e é cercado de diversas variáveis e exige um conhecimento técnico amplo.
Para te auxiliar nessa jornada, o ideal seria contar com uma API poderosa e inteligente, capaz de automatizar todos esses processos e permitir que você aloque energia para outros setores.
Vale dizer, que quanto maior o número de prefeituras integradas, maior a dificuldade, pois cada uma conta com suas particularidades e estão a todo momento passíveis de sofrer alterações.
Os ERPs e as empresas que mais crescem no mercado — como a TOTVS, Conta Azul e Sankhya — contam com a ajuda do eNotas Gateway para impulsionar suas vendas.
Com uma simples e única API REST JSON, é possível emitir NFS-e em todo o Brasil, inclusive em municípios sem webservice, como: Valinhos, Santana de Parnaíba e Barueri.
Tudo isso com um único código:
E tem mais! O eNotas Gateway gerencia automagicamente as instabilidades das prefeituras e conta com um código de serviço municipal nacionalizado.
Dessa forma, você não precisa se preocupar com os diferentes tipos e formatos de códigos exigidos pela prefeitura, como CNAE e item da lista.
em Belo Horizonte, desde 2011.