LEGISLAÇÃO
NOTAS FISCAIS

5 dicas essenciais para emitir nota fiscal eletrônica corretamente

Atualizado há mais de 1 semana

Acreditar no projeto é o primeiro passo para que um negócio tenha chances de prosperar. Porém, a gestão de uma empresa envolve diversos fatores e um dos mais desafiadores é saber emitir nota fiscal eletrônica corretamente.

É importante que você tenha pelo menos um conhecimento básico sobre legalização empresarial, já que é sua obrigação declarar os seus ganhos e arcar com os devidos impostos.

Pensando em facilitar a sua vida, criamos esse post com 5 dicas essenciais sobre a emissão de NF-e. Acompanhe atentamente e evite ter problemas fiscais!

1. Saiba qual é o tipo de nota fiscal que você deve emitir

Existem diversos tipos de nota fiscal eletrônica em vigor no Brasil. Por isso, é fundamental que você saiba qual delas é a ideal para o seu negócio. Destacamos aqui as mais utilizadas no mercado:

Nota fiscal de produto (NF-e)

Esse modelo é voltado para a venda de produtos físicos podendo ser por e-commerces, como Americanas, Submarino, Wine ou lojas físicas.

Portanto, quando há a compra de uma mercadoria física, é essa nota que você deve utilizar. A NF-e é gerada na Sefaz de cada estado.

Nota fiscal de serviço (NFS-e)

A NFS-e é utilizada para a prestação de serviços, seja no ambiente online ou no offline. Se você é um produtor digital ou afiliado e vende ebooks, cursos online ou congressos é a NFS-e que você precisa emitir.

Esse modelo também é muito utilizado por clínicas médicas ou veterinárias, escolas, academias, consultorias em geral e soluções SaaS. A NFS-e deve ser gerada na prefeitura da cidade em que o serviço foi prestado.

Nota fiscal de consumidor (NFC-e)

NFCe é o tipo de nota que está substituindo o cupom fiscal amplamente utilizado por lojas físicas e por muitos comerciantes. Ela é emitida pela Sefaz e é uma alternativa prática, já que a emissão é realizada pela internet e diminui a quantidade de papéis utilizados.

Leia mais: Descubra qual é a nota fiscal eletrônica ideal para o seu negócio!

2. Fique atento ao seu regime de tributação 

Para você vender online, é importante saber quais são os limites e obrigações dos regimes de tributação. Vale ressaltar que o seu contador é o profissional que vai auxiliá-lo sobre qual tributação é a mais adequada para o seu negócio.

Vamos entender melhor quais são os regimes mais utilizados por produtores digitais e afiliados!

Microempreendedor Individual (MEI)

O MEI é ideal para quem está começando um projeto e ainda faz poucas vendas. Um dos critérios para ser enquadrado nesse regime é o faturamento anual de até R$ 60 mil, mas esse teto subirá para R$ 81 mil em 2018.

Essa limitação se aplica proporcionalmente ao mês de abertura da sua empresa. Portanto, se você abriu em agosto, o seu limite anual será de 25 mil, ou seja, média de R$5 mil por mês. Se você ultrapassar o limite anual acesse este link para entender como resolver a questão.

A obrigação da emissão da NF-e para MEI se aplica apenas quando há venda para pessoa jurídica. Portanto, para pessoa física não é necessário gerar o documento, a menos que o cliente solicite.

Dica: o mercado digital está em grande expansão e muitos produtores digitais estão abrindo empresas. Então, se você emitir nota para eles ficará em dia com as obrigações fiscais e terá mais oportunidades de negócio.

Microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP)

Se as suas vendas estão aumentando e o seu limite de faturamento também, você pode se enquadrar na categoria de microempresa (ME). Para isso, a sua receita bruta anual deve ser de até R$360 mil.

Por outro lado, uma empresa de pequeno porte (EPP)  precisa ter um faturamento anual de até R$3,6 milhões.

Atenção: esse limite passará para R$4,8 milhões em 2018.

Como esses modelos estão enquadrados no Simples Nacional, um regime compartilhado de arrecadação, o imposto pago geralmente começa em 6% sobre o faturamento e aumenta de acordo com o seu volume de vendas.

As MEs e as EPPs também têm, como facilidade, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que unifica todos os encargos. Assim, você praticamente só se preocupa em emitir a nota fiscal eletrônica corretamente e pagar apenas o necessário.

Tanto para MEs e EPPs, a regra básica é gerar os documentos para cada venda realizada a fim de justificar todos os recebimentos.

Lucro real ou lucro presumido

Tanto o lucro real com o lucro presumido são recomendados para empresas que tenham uma receita bruta superior a R$3,6 milhões - em 2018, será acima de R$4,8 milhões - e sigam outros critérios que devem ser verificados com o seu contador.

Esses modelos de empresas - assim como qualquer outra - também precisam prestar contas à Receita Federal, pagar os devidos impostos e estar em dia com todas as suas obrigações fiscais.

3. Automatize a emissão de nota fiscal eletrônica

É bem comum que aconteçam erros ao emitir a nota fiscal eletrônica, principalmente quando essa tarefa é executada manualmente. Por ser uma ação repetitiva, mesmo tendo uma pessoa responsável por isso, a margem de erro é grande.

Por isso, o mais indicado é automatizar a emissão das notas fiscais eletrônicas. Com um sistema inteligente,  como o eNotas, você não precisa se preocupa com essas questões burocráticas e complexas.

Vantagens da automação de NF-e com um software eficiente:

  • Integração automática a todas as prefeituras do Brasil e ao seu meio de pagamento preferido;
  • Armazenamento do XML da NF-e, que possui valor jurídico e fiscal;
  • Envio automático da nota fiscal para o seu cliente;
  • Habilidade para lidar com as instabilidades no site da prefeitura ou Sefaz, que são bem comuns, para que as suas notas sejam emitidas corretamente e você não tenha que arcar com juros e multas;
  • Monitoramento das vendas reembolsadas para solicitar o cancelamento das respectivas notas, o que evita que você pague impostos desnecessários;
  • Se você é produtor digital e possui coprodução, ou vende como afiliado, o sistema emissor do eNotas cuida de gerar os documentos fiscais de acordo com o papel de cada um no processo de venda.

4. Compreenda qual é o valor da nota fiscal que você deve emitir

É importante lembrar que mesmo você sendo produtor digital ou afiliado é sua obrigação emitir nota fiscal eletrônica para justificar os seus ganhos.

Um erro comum de muitos empreendedores é deduzir os valores das plataformas de pagamento, do afiliado ou coprodutor no valor do documento fiscal. Para compreender melhor, vamos exemplificar algumas situações:

Venda direta com o produtor digital

Suponhamos que você vendeu um curso online pelo valor de R$400 por uma plataforma de pagamento, como a Hotmart. Nesse caso, 10% são cobrados sobre o valor de cada venda. Logo, R$30 seriam para a plataforma e sobrariam R$370. É nessa hora que muitos produtores digitais se confundem!

O produtor digital deve sempre emitir a NF-e sobre o valor total do produto ou serviço adquirido, portanto, R$400. Afinal, foi esse o preço que o seu cliente pagou, não é mesmo?

Venda por meio de afiliado

Considerando os mesmos valores do exemplo anterior, se você trabalha com afiliados, os R$370 restantes devem ser divididos proporcionalmente. Pode ser 60% para você - como produtor digital - e 40% para o afiliado, por exemplo.

Porém, a regra é a mesma: o documento fiscal tem que ser gerado sempre no valor total do produto ou serviço vendido, ou seja, R$400.

Venda por coprodução

Quando o trabalho é feito em coprodução, é preciso ficar atento para emitir a sua nota fiscal eletrônica corretamente.

Vale ressaltar que houve mudanças nesse processo de venda. Antes, o produtor principal era responsável pela emissão de NFS-e de todas as vendas, o que fazia com que ele assumisse todo o imposto.

Já os demais coprodutores geravam a NF-e com o valor que cada um recebia, como se fossem afiliados. Dessa forma, o imposto era pago diversas vezes, algo normal no Brasil, infelizmente, tanto no mercado online quanto no offline.

Porém, como um software de NFS-e inteligente, é possível gerar os documentos de maneira que a emissão seja dividida proporcionalmente entre os coprodutores seguindo o percentual de cada um.

5. Declare os seus ganhos corretamente 

Qualquer tipo de empresa, seja MEI, microempresa (ME), empresa de pequeno porte (EPP), lucro real ou presumido e até mesmo pessoa física tem o dever de declarar os ganhos junto à Receita Federal.

Para isso, é fundamental que você tenha um contador para auxiliá-lo, principalmente se considerarmos que o sistema tributário do Brasil é um dos mais complexos e burocráticos do mundo.

Mas, esse profissional precisa compreender como o mercado digital funciona, visto que há muita diferença em relação às empresas tradicionais. Assim, você evita ter problemas com o Fisco e ainda ser penalizado com juros e multas.

Lembre-se: sonegar imposto é crime! E, mesmo que ocorra apenas em casos extremos, o responsável pode até ser preso!

Mesmo se você está começando um negócio digital ou já tem uma certa experiência no mercado, é imprescindível que você saiba como emitir nota fiscal eletrônica corretamente.

Essa é uma demanda obrigatória para qualquer tipo de empresa e precisa ser tratada com cuidado, já que qualquer erro pode gerar grandes prejuízos.

Ao aplicar esses conselhos que apresentamos, você tem tempo para focar em estratégias de marketing e vendas para fazer o seu empreendimento crescer.

E aí, você já conhecia essas técnicas para emitir nota fiscal eletrônica corretamente? Aproveite também para descobrir como melhorar a gestão fiscal do seu negócio digital!

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!
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