Emissão de notas fiscais para cursos online: 10 principais dúvidas dos produtores digitais

Você está pensando em vender cursos online e se tornar um empreendedor digital de sucesso?

Já sabe praticamente tudo o que precisa: um bom tema, uma estratégia de marketing, uma plataforma… mas, eis que surge a seguinte dúvida: e quanto às notas fiscais das minhas vendas? Como proceder?

Esse é um assunto que gera muitas dúvidas. Como o sistema brasileiro para emissão de notas fiscais é complexo, qualquer erro pode gerar o pagamento de multas e até a sonegação fiscal.

Se ainda não faz ideia de como isso se aplica para cursos online, leia este artigo. Você descobrirá as 10 principais dúvidas sobre notas fiscais eletrônicas para quem ainda está iniciando no EAD.

Vamos lá?

1. Qual nota eletrônica devo emitir para meus cursos online?

No Brasil, existem três principais notas eletrônicas, ou seja, específicas para o comércio digital:

Para cursos online, como já mencionado acima, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é o ideal. Como o nome sugere, é destinada a serviços, ou seja, sem a presença de algum produto físico.

Por exemplo, a NFS-e é indicada em caso de venda de ebooks, academias, estacionamentos, consultorias e sistemas escolares.

2. Quais as vantagens de utilizar notas fiscais eletrônicas em meus cursos EAD?

Entre os principais objetivos que as notas fiscais eletrônicas podem trazer à sua empresa de cursos online estão:

  • diminuição (ou até mesmo erradicação) do uso de papéis, facilitando a organização e evitando a poluição do meio ambiente;
  • agilidade na compra e entrega do serviço, uma vez que pode ser emitida de qualquer destino, para qualquer lugar e a qualquer hora.
  • otimização do tempo, pois você não precisa ficar se preocupando em emitir as notas de forma manual;
  • as notas ficam disponíveis no site da Receita Federal por até 180 dias, podendo ser consultadas, dentro desse período, sempre que houver necessidade.

3. Como funciona a NFS-e?

A NFS-e surgiu para substituir a Declaração de Serviço, por isso é emitida através do Imposto Sobre Serviço (ISS) pelas prefeituras municipais.

Desse modo, nem todas as cidades seguem o mesmo padrão para a emissão desse tipo de nota fiscal.

Empreendedores digitais, que geralmente vendem para várias regiões do Brasil ao mesmo tempo, já podem ter um escritório virtual através de algum contador ou empresa de contabilidade.

Apesar de todas essas facilidades trazidas pela NFS-e, é importante lembrar que ela não substitui o Cupom Fiscal, mas somente as notas tipo 1A, ou seja, notas emitidas em relação ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)  e sobre IPI (Imposto sobre Produto Industrializado).

4. Como emitir NFS-e para cursos online?

Antes de mais nada, para conseguir fazer a emissão de NFS-e, é preciso providenciar um certificado digital. Ele funciona como uma espécie de assinatura digital da sua empresa. O certificado é utilizado para validar alguns documentos, como a nota fiscal.

Dessa forma, assim que a nota fiscal é emitida, é preciso que ela seja validada pelos órgãos reguladores, como as prefeituras e a Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda), e essa validação é feita a partir da assinatura do certificado.

Para conseguir o certificado digital, é preciso fazer a solicitação à Autoridade Certificadora (AC). Após isso, é só comparecer a alguma AC na sua cidade para confirmar os dados.

Além do mais, caso você precise emitir uma nota fiscal com urgência, mas está sem luz ou sem internet, é possível fazer a emissão de um RPS (Recibo Provisório de Serviços). Ele substitui a NFS-e provisoriamente.

Caso faça a emissão manual, você precisará entrar no site da prefeitura ou da Sefaz toda vez que for emitir uma nota. Isso pode causar complicações para seu negócio, uma vez que esses sites costumam dar alguns problemas de vez em quando, como sair do ar.

Para facilitar esse processo um tanto burocrático, já é possível automatizar a emissão de notas fiscais. O eNotas é um software de automação e te ajuda a poupar muito tempo.

5. O que é XML?

É o formato padrão para arquivos de notas fiscais. Ao emitir uma nota, você a receberá em XML e precisará convertê-la para PDF. O XML precisa ser validado com o certificado digital, e deve ser guardado por 5 anos mais o ano de emissão, para caso haja a necessidade de apresentação à Receita Federal.

6. O que é DANFE?

Um resumo de sua nota fiscal pode ser acessado através da geração de uma DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Como a NFS-e é eletrônica, a DANFE geralmente é utilizada para que você possa imprimir e ter as informações de sua venda fisicamente.

Todavia, esse documento NÃO substitui a nota fiscal. Como o próprio nome já diz, é apenas um auxiliar.

7. Como enviar notas fiscais para meu aluno?

As formas mais simples de enviar a NFS-e para seu aluno é através do e-mail. Alguns softwares, como o eNotas, fazem isso automaticamente.

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8. Como emitir notas fiscais em pagamento recorrente?

Você sabe o que são pagamentos recorrentes em cursos online? Acontecem quando seus alunos pagam, geralmente, uma mensalidade para ter acesso aos seus conteúdos.

É como o que a Netflix faz. Você possui um catálogo de cursos, ebooks, aulas ou qualquer outro produto digital relacionado ao EAD, e seus alunos têm a opção de acessar esses infoprodutos de uma vez só, apenas com o pagamento recorrente.

Nesse caso, as notas fiscais são emitidas a cada ciclo de pagamento. Se for mensalidade, o aluno as recebe mensalmente. Se for trimestral, eles a recebem de três em três meses, e assim por diante.

A Eadbox é uma plataforma para hospedagem e venda de cursos online que oferece essa opção de cobrança. Além disso, possui integração com o eNotas. Você pode administrar tudo em só lugar, sem precisar ficar gastando tempo com emissão manual de notas.

Viu como é simples e moderno?

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9. Como e quando fazer o cancelamento de uma nota fiscal?

Cancelamentos de notas fiscais, geralmente, são necessários em casos de estorno de garantia incondicional (quando o aluno se arrepende da compra) e de chargeback (quando o pagamento é recusado por algum motivo).

Nesse cenário, é preciso solicitar o cancelamento da NFS-e através da prefeitura o mais rápido possível, pois isso evita que você pague impostos por algo que não precisaria pagar.

Quem utiliza o eNotas pode fazer esse procedimento diretamente na plataforma — o que facilita a rotina de um produtor digital.

10. Por que contratar um emissor de notas fiscais?

Após lançar seus cursos online, com o tempo, você perceberá que está perdendo muito tempo e recursos com a emissão manual de notas fiscais. Quando isso acontecer, é sinal de que está na hora de contratar um emissor para fazer esse trabalho para você de forma automática.

O ideal é que o emissor de notas esteja integrado com seu gateway de pagamento, que por vez deve estar ligado diretamente à sua plataforma LMS.

Uma vez que todos os seus sistemas estão integrados e automatizados, fica mais simples focar seu tempo em questões mais estratégicas da empresa, sem perda de tempo para burocracias.

Algumas das vantagens em se contratar um software de automação de NFS-e são:

  • menores chances de cometer erros, pois você não estará preso a uma tarefa repetitiva e monótona;
  • aumento na produtividade;
  • otimização do tempo;
  • aproveitamento do que a tecnologia tem de melhor para oferecer a você e ao seu negócio.

E aí, gostou? Então não deixe de conhecer melhor sobre o eNotas e a Eadbox e esteja preparado para iniciar sua jornada de sucesso no EAD!

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