Controle de notas fiscais: a importância e como fazer

Atualizado há mais de 1 semana

Existem certos assuntos que nenhum empreendedor pode fazer descaso. E o controle de nota fiscal é um dele.

As NF-e são documentos fundamentais para a vida de um empreendimento e não ter uma gestão minimamente organizada pode acarretar sérios problemas para o negócio.

Por ser importante, é algo desafiador e possui um certo nível de burocracia. Mas algumas dicas podem ajudar a minimizar esse trabalho.

Mas antes, é preciso conhecer melhor do assunto e saber por que dessa importância toda. Confira no texto!

O que é controle de nota fiscal?

Não há segredos aqui: um controle de nota fiscal é um sistema de organização desses documentos que permite fazer uma gestão eficiente deles. 

Essa organização passa pelo armazenamento e facilidade no acesso quando precisar consultar uma, principalmente quando a fiscalização da Receita Federal exigir.

O controle de nota fiscal precisa ser elaborado de modo que permita otimizar a tarefa de consulta e aumentar a segurança dos documentos.

Mas, por que esse cuidado todo?

Por que é importante manter controle?

Você deve lembrar que as notas fiscais são documentos que comprovam transações de valores em uma determinada compra. 

Elas registram tudo o que é importante no sentido de tributação sobre o serviço ou produto adquirido. 

Logo, falar de controle de nota fiscal é dizer sobre ter esses documentos organizados para garantir uma série de fatores.

E o primeiro deles é o fiscal. A Receita Federal faz fiscalização intensa quanto aos valores transitados por um negócio. Qualquer divergência em dados, pode ser enquadrado em crimes como sonegação.

O segundo é quanto à própria saúde financeira da empresa. Ora, se ela contabiliza os valores que se paga quanto a aquisição e venda de mercadorias, bem como toda a tributação desses repasses, é possível saber a lucratividade e como anda o fluxo de caixa do negócio.

O controle de nota fiscal torna todo o processo de consulta desses documentos mais fácil, mas é algo burocrático. Por isso, é preciso ter maneiras eficientes e que priorizem a automatização.

E você terá dicas nesse sentido agora mesmo! 

Quais as formas de fazer controle de notas em minha empresa?

Sem perder tempo, confira essas dicas práticas de fazer um controle de notas eficiente!

Crie uma rotina

Para fazer um bom controle de nota fiscal é necessário que essa seja uma atividade bem enraizada em seu dia a dia. 

Por isso, coloque esse processo na agenda de sua equipe de maneira periódica, com reuniões de alinhamentos e de tarefas que visem a realização desse controle.

É interessante manter algumas tarefas delegadas, como quem recebe o produto, quem confere a NF-e, o responsável pelo financeiro e quem deverá armazenar o arquivo. 

Lembre-se também que a nota fiscal possui um tempo de guarda, ou seja, um período máximo em que ela precisa ser guardada. A Receita Federal exige um mínimo de 5 anos para esse tipo de documento contábil.

Mantenha a organização

Aqui o foco é para criar um sistema que possibilite organizar os arquivos de maneira lógica, clara e eficiente. 

Essa catalogação geralmente é feita por data de emissão ou de recebimento, nome do fornecedor ou da empresa na qual foi emitida.

A escolha é sua, mas lembre-se que essa organização precisa ser lógica para todos que possuem acesso a esse material.

Organize tudo em nuvem

Vale um breve parênteses aqui sobre como armazenar as notas fiscais: opte sempre por salvá-las em nuvem.

Essa é uma maneira de garantir o acesso dos arquivos em que esteja online e ficar seguro quanto a perda de material físico, como HDs.

Garanta que a nota fiscal é autêntica

Essa é uma rotina fundamental. Não importa se seus fornecedores sejam de fato confiáveis, por segurança, sempre faça uma análise detalhada do documento. 

A autenticidade de uma NF é verificada com uma série de rotinas, a primeira e mais simples, é analisar se todos os campos do documento estão preenchidos de maneira adequada. 

A segunda é verificar no site da Secretaria de Fazenda (SEFAZ) os documentos emitidos contra o seu CNPJ para certificar e consultar todas as NFe feitas para a sua empresa.

Há também uma atenção especial para a DANFE. Esse documento não tem valor de NF, ele e apenas um auxiliar. Ainda assim, ele precisa estar ligado a uma nota por meio de uma chave que o relacional ao arquivo .XML da NFe.

Todos esses caminhos dão confiança ao controle de notas e certificam que você não caia em golpes.

Fique de olho no prazo de vencimento do pagamento

O pagamento em dia das notas fiscais é fundamental para se evitar multas e taxações que podem aumentar, em muito, uma determinada fatura. 

Por isso, crie um cronograma de pagamento: o aconselhável é ter um dia para fazer isso com todos os vencimentos da semana posterior. 

Lembre-se que para saber o vencimento de uma nota, ela precisa estar armazenada em uma lógica sequencial. Por isso, lembre-se da dica de ainda há pouco sobre esse assunto. 

Treine sua equipe

A educação corporativa é fundamental para qualquer que seja o intuito. E não é diferente quando se trata de controle de nota fiscal. 

A capacitação e o treinamento dos funcionários envolvidos com a gestão das notas fiscais precisam respeitar uma periodicidade, porque, além de complexa, a legislação de tributos passa por atualizações constantes. 

Existem vários profissionais que dão palestras e cursos nesse sentido. Use esses treinamentos para repassar a rotina de controle, verificando sempre as possíveis melhorias.

Cogite contratar uma contabilidade 

Ter um contador de confiança para a sua empresa é importante por mais qualificada que seja a sua equipe. 

Mas ter uma contabilidade responsável pela gestão fiscal de sua empresa, pode ser uma boa saída caso sua equipe seja muito reduzida e o fluxo de transações for grande.

Dessa maneira, a sua empresa pode focar em estratégias de crescimento deixando na mão de especialistas o controle de nota fiscal. 

Tenha um bom relacionamento com seus fornecedores

Ter um bom controle de nota fiscal significa dizer ter, também, fornecedores de qualidade. E mais do que serviços, é sobre o bom relacionamento com eles de que se trata esse tópico.

Esse relacionamento amigável possibilita pedir ajustes, conferencias e até cancelamentos, quando for o caso, e contar com a boa vontade dele.

Como fazer controle de nota fiscal de maneira automágica?

Agora uma dica bônus: possua sistemas de controle de nota fiscal que permitam a automatização do processo. 

Com o eNotas Gateway você acompanha o que acontece com as notas fiscais, de até os últimos 12 meses, que envolvem suas empresas, independentemente da Prefeitura ou Sefaz.

Por meio de uma simples integração, você poderá monitorar, tanto notas fiscais tomadas, quanto emitidas — é tão simples, que a estrutura do JSON é a mesma!

É tudo muito fácil e prático, todas as informações na ponta do código com apenas uma integração e você será capaz de monitorar todo o Brasil com zero-adaptação.

Com o Gateway, você conta com um detector de nota (emitida ou tomada) que te permite saber com quando uma nota foi cancelada e, a partir daí, tome ações rápidas para evitar problemas.

O que mais você entregaria aos seus clientes se não tivesse de gastar tanto tempo se preocupando com esse processo burocrático de emissão de notas fiscais?

Vivencie a melhor experiência da galáxia em automação e controle de nota fiscal!

Os maiores ERPs e SaaS, como a TOTVS e a Conta Azul, já utilizam a API do eNotas Gateway. E você? Vai ficar de fora dessa?

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Jornalista e apaixonada por produzir conteúdo nos mais diferentes formatos. Nas horas vagas, é fotógrafa, viajante e mãe de suculentas.
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