como escolher um software emissor NFC-e
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Como escolher um software emissor de NFC-e?

Atualizado há mais de 3 semanas

Não existem escolhas fáceis para se fazer quando se é empreendedor. E, no mercado do varejo é preciso se atentar aos fatores que afetam a experiência do cliente. Isso porque uma simples decisão pode aumentar o tempo e o tamanho da fila em sua loja. 

Saiba que um software emissor de NFC-e é grande aliado para automatizar processos. Há quem pense que a escolha deve ser meramente por preço — o que é um grande engano.

Por mais que o valor seja um item importante, existem outros pontos que merecem a sua atenção. E é exatamente isso que você descobrirá neste conteúdo. Leia-o até o fim e entenda como escolher um software emissor de NFC-e.

Mas... O que é NFC-e?

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe) é um documento fundamental para quem trabalha no varejo. Por ser eletrônica, substitui a nota fiscal em papel, reduzindo custos, melhorando o controle de vendas e facilitando a legalização do seu negócio. 

Mas as vantagens da emissão da NFC-e não são apenas para os empreendedores. Os consumidores podem acessar o site da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) e consultar as notas, por exemplo. 

Veja o exemplo da NFC-e em Minas Gerais: basta ter a chave de acesso e preencher o captcha para obter o documento.

melhor software emissor NFC-e - consulta NFC-e

Como tudo é feito virtualmente, você até pode enviar a NFC-e para o email do seu consumidor. Isso facilita a operação no PDV (ponto de venda) e evita problemas com impressoras fiscais. 

Por isso, é preciso ter um software emissor de NFC-e que esteja legalizado e que seja “afiado” com o seu negócio. 

Essa ferramenta nada mais é do que um ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, um sistema online que automatiza tarefas. É claro que o software é utilizado para outras tarefas, como o fluxo de caixa e o gerenciamento do estoque. 

Como escolher um software emissor de NFC-e?

Para que o software seja realmente um aliado de sua empresa, é preciso se atentar a alguns detalhes. Todos são definitivamente importantes para que você não só adquira um bom programa, como também invista bem a longo prazo.

Respeito à legislação

Um dos mais importantes pontos a se observar antes de escolher um software emissor de NCF-e é o aspecto legal. 

A marca que você escolher precisa estar adequada à legislação vigente. No caso da NFC-e, cada Estado tem autonomia para determinar alíquotas e outros detalhes para a emissão da nota. 

Lembre-se de que a NFC-e não é obrigatória em todo o Brasil. Em alguns estados, o cupom fiscal ainda é aceito. Por isso, caso seja a sua situação, fique atento quanto ao calendário de implementação da NFC-e.

Qualidade do atendimento ao cliente

Um ERP tem diversos recursos. Todos devem ter sempre um mesmo objetivo: reduzir processos manuais e deixar que você pense estrategicamente no crescimento do negócio.

E, para que isso aconteça, você não pode ter dores de cabeça na hora de pedir ajuda no suporte. O software emissor deve oferecer todos os canais necessários para garantir uma comunicação sem ruídos. 

Lembre-se de que as principais formas de contato são:

  • chatbot;
  • emails
  • tickets
  • videoconferências;
  • ligações telefônicas.

O tempo mínimo de resposta é outro ponto importante também. Assim como a linguagem e o posicionamento que a empresa tem nas redes sociais. Então, considere esses pontos, ok?

Confira as listas que fizemos dos melhores ERPs para cada segmento:


Segurança

Esse item não pode ser subestimado em sua pesquisa! O sistema deve ter certificados digitais que garantam que os dados armazenados estejam realmente seguros contra ataques e vazamentos. 

Além disso, o sistema precisa garantir a segurança dos dados dos seus consumidores, como CPF e número do cartão. Protocolos de criptografia, que reforçam a segurança, sempre são bem-vindos também. 

Estabilidade

Um software emissor de NFC-e precisa ser ágil para garantir a melhor experiência tanto do usuário quanto do consumidor. E isso requer uma estabilidade em sua velocidade. 

Qualquer lentidão no sistema pode ser crucial para a desistência de uma compra ou mesmo prejudicar a imagem de sua empresa. 

Emissão de NFC-e em contingência

Todo sistema online (e eletrônico) está sujeito a alguns imprevistos. E o software emissor de NFC-e não é diferente. Para emitir o documento, o sistema deve conectar-se à Secretaria de Fazenda para autorizar a emissão.. 

Mas, às vezes, a comunicação pode não ser possível, seja por falhas de conexão à internet, seja por indisponibilidade do sistema da Sefaz. 

E, provavelmente, você deve estar se perguntando o que fazer nessas horas, né?

Bom, você não precisa se preocupar com isso, porque o seu software deve emitir a NFC-e em Contingência. Uma NFC-e “offline” que substitui a nota original, mas que permite que o arquivo XML seja acessado mais tarde. 

Geralmente, o processo deve ser realizado em até 24 h ou no próximo dia útil. Depois disso, você pode ser multado. Já que cada Estado tem a liberdade para estipular os próprios prazos, esses valores podem mudar. Por isso, verifique com o seu contador ou especialista contábil. 

De qualquer forma, o software emissor de NFC-e deve emitir NFC-e em contingência facilmente, ok?

Atenção!

Empreendedores do Estado de São Paulo devem se lembrar da importância do SAT Fiscal. O dispositivo é exigido pelo governo para a emissão de CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico)

Período de teste

Esse é um fator que pode muito te ajudar na escolha do software emissor de NFC-e. O período de teste é oferecido para que você conheça todas as funcionalidades do ERP e a sua usabilidade. 

Por isso, experimente o sistema e entenda se a opção é adequada às suas necessidades. 

Integrações com outros sistemas 

Um bom software emissor de NFC-e deve ter integração com as principais ferramentas do mercado. Aqui, você precisa analisar quais sistemas você utiliza em seu dia a dia e como eles poderão somar com o seu novo parceiro. 

Mas não se reduz a isso. O sistema que for escolher deve dialogar bem com outras formas de conveniências e recursos que são disponibilizados pela internet. Por exemplo, com a plataforma de gestão de uma maquininha de cartão ou então com uma ferramenta CRM

Por isso, atente-se. 

Experiência do usuário

O ERP escolhido para ser o seu software emissor de NFC-e deve oferecer facilidade de uso ao usuário. 

A ferramenta deve ser fácil e intuitiva de se usar, com processos simplificados e layouts simples. Nada que possa confundir ou dificultar a vida do funcionário que o usará, como um operador de caixa ou mesmo um gestor fiscal. 

Por isso, o software deve atender a todos os tipos de pessoas. Isso requer, também, que o suporte da marca ofereça capacitações e treinamentos quando necessário. 

Custo-benefício 

Analise os recursos que o sistema oferece, veja quais são aqueles que farão a diferença em sua empresa a curto, médio e longo prazos. 

Não abra mão de uma funcionalidade por causa do preço: escolher o mais barato pode ser uma decisão errada e que, lá na frente, não dê os retornos que sua empresa teria mesmo investindo mais. 

Integração com máquinas de cartão

Como você leu aqui, o software emissor de NFC-e deve ser integrado a outros sistemas, principalmente, quando se fala das formas de pagamento que você aceita. 

A comodidade deve ser a sua prioridade. Isso faz com que o cliente utilize o meio de pagamento mais confortável. 

Com a diversidade de bandeiras e de cartões, é preciso estar preparado para todas as situações. Então, continue com a agente e descubra mais detalhes das maquininhas de cartão!

Gabriel Nascimento - Analista de marketing, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!
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