Glossário NFS-e: 9 termos que todo empreendedor deve conhecer

É comum ter dúvidas quando se fala de tributos, pois existem diversas particularidades para cada tipo de nota fiscal. Mas isso não quer dizer que você deve deixar o assunto de lado. 

Entender os principais termos do glossário da NFS-e é essencial para manter o negócio legalizado, pagar impostos em dia e não ter dores de cabeça em sua rotina. 

Saiba que a NFS-e regulariza a prestação de serviço e a venda de produtos digitais em todo país. Sim, quem vende cursos online deve gerar uma NFS-e para cada venda. Por ser um documento municipal, cada prefeitura tem a liberdade para fazer exigências diferentes, e é aí que você pode se confundir. 

De qualquer forma, fique trabalho: este post explica, em detalhes, os 9 principais termos do glossário da NFS-e.

1. ABRASF 

A Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (ABRASF) tentou criar um padrão para a emissão de NFS-e em todo o país. Porém, cada município ainda tem autonomia para segui-lo ou não, já que o Governo Federal não pode obrigar a sua adoção. 

2. Ambientes de Homologação e de Produção

O ambiente de homologação é aquele que permite que o desenvolvedor teste a emissão de NFS-e. Ele é utilizado, por exemplo, quando uma nova integração é lançada, gerando um documento sem valor fiscal. 

Já o ambiente de produção serve para emitir a NFS-e de verdade, caracterizando uma transação/venda e o recolhimento de impostos. 

Mas e quando a prefeitura não oferece um ambiente de homologação? Pois bem, para cancelar a nota fiscal gerada, é preciso entrar em contato com o município para descobrir a melhor solução. Em muitos casos, será necessário abrir um processo administrativo para tal. 

3. Certificado Digital

O certificado digital funciona como uma identidade para pessoas físicas e jurídicas no meio online, servindo para assinar documentos. É ele que garante que as informações contidas na nota fiscal estão corretas e são verdadeiras. 

Antes de começar a emitir as suas notas fiscais, é essencial saber se a sua prefeitura exige a utilização de um certificado digital ou não.  Quando o certificado digital não é utilizado, você deve ter um usuário, uma senha ou até mesmo uma frase secreta para logar no sistema. 

Além do mais, você deve entender as diferenças entre os tipos de certificados digitais:

  • certificado digital A1: arquivo digital que é instalado no navegador ou no emissor de notas fiscais do usuário. É o modelo que permite a automação de notas fiscais, podendo ser utilizado em diversos computadores ao mesmo tempo. Tem validade de apenas 1 ano. 
  • certificado digital A3: dispositivo físico ou token, que deve estar conectado ao computador do usuário, portanto, não permite a automação de notas fiscais. A sua validade é de 3 anos. 

Ainda existe o certificado digital em nuvem. O seu funcionamento é semelhante ao modelo A3, exigindo uma validação do usuário em todas as solicitações feitas. Por causa disso, é inviável utilizá-lo quando se deseja automatizar a emissão de notas fiscais, já que o usuário deveria autorizar a emissão de cada nota. 

4. CNAE

A Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) é um código que categoriza empresas, instituições públicas, profissionais autônomos e até mesmo organizações sem fins lucrativos. 

É a CNAE, por exemplo, que define se você pode ser optante do Simples Nacional, que é um regime tributário que unifica tributos. 

Para descobrir a CNAE da sua empresa, você pode conversar com o seu contador — que é o mais indicado —, ou olhar por conta própria na tabela de CNAE do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística). 

5. ISS

O Imposto Sobre Serviços (ISS) é cobrado pelas prefeituras e pelo Distrito Federal. A sua alíquota varia em cada município, por isso, é importante sempre verificar o valor correto a ser pago com o seu contador. A porcentagem do ISS varia, geralmente, entre 2% e 5% do valor do serviço prestado. 

6. Prestador e tomador de Serviço

Como o seu próprio nome diz, o prestador de serviço é aquele que vende o serviço. Já o tomador é quem o compra. 

No mundo offline, é simples identificar o papel de cada um, mas, dúvidas podem surgir na comercialização de produtos digitais. 

Para evitar confusões, entenda de uma vez por todas com este glossário NFS-e:

  • produtor digital: prestador de serviço;
  • produtor digital: tomador de serviço em relação ao afiliado e coprodutor;
  • afiliado ou coprodutor: prestador de serviço para o produtor digital.

7. RPS

O Recibo Provisório de Serviço (RPS) é o documento que substitui a NFS-e temporariamente. É utilizado para comprovar um serviço prestado quando acontecem problemas de comunicação entre o emissor e o sistema do município. 

Nem todas as prefeituras permitem a utilização do RPS, exigindo que a NFS-e seja gerada imediatamente. Quando se trata da emissão de NFS-e via integração ou webservice, a maioria das prefeituras autoriza o envio de RPS. A numeração do RPS depende de cada prefeitura, assim como todas as outras características da NFS-e. 

PS: o funcionamento do RPS é parecido com a NFC-e em contingência.

8. XML

O arquivo XML (eXtensible Markup Language) é a versão digital da nota fiscal. É representado por um padrão nacional de escrituração fiscal. Todos os dados da transação devem constar no XML, como:

  • dados do comprador;
  • informações do comprador;
  • descrição do produto;
  • forma de pagamento;
  • e muito mais

É o XML que deve ser armazenado pelos empreendedores de todo país pelo tempo mínimo de 5 anos contados a partir da emissão da NFS-e. Desse modo, é possível evitar gastos com a impressão de papel e o armazenado de documentos físicos. 

Fique atento para não confundir XML com o Danfe. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal é uma representação física do documento. É utilizado para facilitar a leitura das informações da nota fiscal, não substituindo o XML. 

9. Webservice

Solução adotada para a comunicação entre sistemas diferentes, como um ERP e o sistema da prefeitura para gerar NFS-e. 

Na maioria dos casos, apenas em municípios que têm webservice é possível gerar documentos automaticamente. Entretanto, uma API para nota fiscal inteligente consegue emitir nota fiscal em municípios sem webservice, como Valinhos e Santana de Parnaíba. 

Com a leitura deste conteúdo, você ficou por dentro dos principais termos que um empreendedor deve conhecer sobre sobre o glossário NFS-e. Enquanto algumas palavras são facilmente entendíveis, outras precisam de mais atenção. 

Em todas as situações, sempre o consulte o seu contador para tirar dúvidas e encontrar as melhores decisões fiscais e tributárias para o seu negócio. 

Agora, que tal aprender mais sobre como encontrar o emissor ideal de nota fiscal? Será que você sabe escolher entre as diversas opções do mercado? Então, continue com a gente e descubra como contratar o melhor emissor de nota fiscal!

About the Author

Gabriel Nascimento - Analista de marketing apaixonado pela produção de conteúdo, engenheiro civil por formação e eterno aprendiz de novos idiomas!

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