Você já ouviu falar em consulta de nota fiscal eletrônica? Sabe como funciona e como fazer? Conhece a diferença entre uma nota prestada e uma nota tomada?

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Neste post, nós vamos responder a todas essas questões, e te mostraremos quão importante, é para um empreendedor, tornar esse processo o mais simples possível! Confira!

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Como consultar uma nota fiscal?

A Consulta de Nota Fiscal Eletrônica é um procedimento utilizado para confirmar a validade de um documento na Prefeitura ou na Secretaria da Fazenda. Ela é utilizada por contadores, por exemplo, para a geração correta da guia de impostos que uma empresa deve pagar. 

Mas por que é importante descobrir se a nota foi autorizada ou não? 

Bom, uma justificativa se deve à escrituração contábil. Ela depende dessa informação para que, na hipótese de haver uma fiscalização pelo Fisco, a empresa tenha como provar a procedência do estoque, por exemplo.

Outra justificativa seria em casos de uma NFe denegada, que fica armazenada em seu banco de dados e pode te trazer muita dor de cabeça com a Sefaz devido a essa irregularidade. 

Vale dizer que consultas manuais podem ser feitas, mas existem soluções automáticas que permitem um trabalho mais eficiente e ágil nesse processo.

Neste guia, você conhecerá esses dois procedimentos e poderá escolher com mais sabedoria a como lidar com a consulta das suas notas. Acompanhe!

Qual a diferença entre nota prestada e nota tomada? 

O tomador de serviço é quem contrata o serviço, ou seja, a quem se destina o que foi adquirido. 

Assim, em um exemplo prático, se você é produtor digital, e está contratando o serviço de terceiros, você é o tomador.  Neste caso, cabe a eles emitirem uma nota do serviço prestado, sendo esta, ao seu ponto de vista, uma nota tomada.

No caso do prestador de serviço, como o próprio nome diz, é aquele que oferece algum tipo de serviço, de forma comercial, a alguém.

Desta forma, quando um cliente entra no seu site e compra um curso online, por exemplo, ele está adquirindo algo que você está oferecendo a ele. Portanto, você, como produtor digital é, neste caso, o prestador de serviço, e irá emitir uma nota prestada.

Como você pôde perceber, no mundo digital, afiliados e coprodutores representam os prestadores de serviço.

Ou seja, a nota prestada é aquela que a sua empresa emite. Já a nota tomada é o documento que emitem contra o seu CNPJ.

Como realizar a consulta de nota fiscal?

Existem vários tipos de notas fiscais e, para cada modelo, há formas diferentes de se fazer essa consulta. Isso se deve ao fato de que a regulamentação pode ser diferente para cada região.

Neste tópico, elaboramos um guia para te mostrar como é feita a emissão manual em alguns lugares para os principais tipos de notas fiscais eletrônicas. Veja:

Como consultar uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento emitido na Prefeitura em que está registrada a empresa do prestador. Saiba que cada município brasileiro tem legislações, layouts e regras diferentes — inclusive para a consulta desse tipo de nota.

De qualquer forma, é preciso entrar no sistema de emissão da sua prefeitura e fazer a consulta manualmente.

O prazo legal de disponibilidade para consulta de NFS-e é de 5 anos, como é o caso de Canoas-RS:

Porém, outros municípios possibilitam a consulta por período indeterminado, como São Paulo-SP:

Veja como funciona a consulta de uma NFS-e em Belo Horizonte-MG, na prática:

Agora, para fazer a consulta em lote (mais de uma NFS-e), siga os passo:

PS: no caso de BH, é preciso ter um certificado digital para consultar NFS-e. Essa exigência varia de cidade para cidade.

Quais são os desafios da consulta de Nota Fiscal de Serviço?

É a partir da consulta das notas fiscais emitidas que você consegue gerar a guia de impostos. E, é nessas horas que muitos empreendedores e contadores se metem em maus lençóis.

Imagine que hoje é o 20º dia do mês de janeiro, e o seu contador precisa consultar as notas emitidas para gerar a guia de impostos para o seu negócio. Se tudo der certo, você receberá o boleto e efetuará o pagamento.

Porém, no 23º dia, você faz 10 novas vendas e não avisa à sua contabilidade. Meses após isso acontecer, você é fiscalizado, e o Fisco detecta que não houve o pagamento dos impostos dessas 10 vendas.

As principais consequências dessa situação são:

• retrabalho para gerar novas guias (contador);
• necessidade de confirmar as informações e os relatórios de notas emitidas enviados pelos clientes (contador)
• pagamento de multas (contribuinte);
• prisão do contribuinte — casos mais graves (contribuinte).

Esses desafios geram inúmeros empecilhos em diversos negócios em todo o país.

Por isso, é muito importante que a comunicação entre o seu empreendimento e a sua contabilidade seja rápida e funcional.

Outro problema está relacionado às diferenças entre os sistemas de emissão utilizados pelas prefeituras. 

Como cada portal tem layouts e características distantes, é complicado consultar NFS-e manualmente.

O retrabalho e os erros que acontecem nesse processo são fatais para quem deseja fazer o negócio crescer a atender clientes em todo o Brasil.

Em alguns casos, contadores reduzem o alcance de suas empresas, atendendo contribuintes de apenas algumas cidades.

Como consultar uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A consulta de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode ser realizada no site da Sefaz. Para isso, basta:

• acessar o portal da Fazenda;
• selecionar o menu “Serviços” e a opção “Consulta NF-e Completa”;
• digitar chave de acesso: número de 44 dígitos encontrado no Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica);
• confirmar o captcha.

Você deve ficar atento ao prazo para consultar uma NF-e. O documento fica disponível durante 180 dias após a sua emissão. Segundo o Portal da Secretaria da Fazenda, após o término desse período, você tem acesso a apenas alguns dados:

• Número;
• Data de emissão;
• CNPJ do emitente;
• CNPJ do destinatário;
• Valor;
• Situação.

Como qualquer empresa pode ser alvo de fiscalizações, é essencial que você tome muito cuidado. Por isso, fique de olho e consulte as suas notas antes de ter problemas com o Fisco.

Como consultar uma Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)?

A Nota fiscal do consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento que passou por a ser implementado em todo país. 

O Estado de Santa Catarina foi último a se posicionar sobre o assunto. E, assim como o Estado de São Paulo e o Estado do Ceará exigem o uso de um equipamento físico para emissão e autorização da NFC-e — sendo eles, o SAT Fiscal e o MFE, respectivamente —, Santa Catarina resolveu por utilizar o DAF (Dispositivo Autorizador Fiscal), previsto para o ano de 2022.

Até lá, ficou estabelecido que os Equipamentos Emissores de Cupom Fiscal (EFC) poderão emitir a NFC-e, por meio do Programa Aplicativo Fiscal (PAF-ECF), de versão mínima da ER-PAF-ECF 02.04.

Para isso, a autorização da NFC-e deverá ser obtida por meio do ambiente autorizador da Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul (SVRS).

Por ser  uma nota relativamente nova, é comum que você não esteja familiarizado com a NFC-e, por isso, independentemente da cidade do seu negócio, é importante que você entenda como funciona a consulta deste documento fiscal. 

Na prática, existem duas opções de consulta: por chave de acesso e por QR Code. Acompanhe:

Consultar NFC-e por chave de acesso

Você deve entrar no site da Sefaz em que o documento foi emitido. Após isso, acesse o menu de “Consulta” e insira a chave de acesso. Veja o exemplo do estado do Paraná:

Consultar NFC-e por QR Code

O QR Code é um dos elementos obrigatórios de uma NFC-e. Ele é um código de barras 2D, que pode ser lido pela câmera de um celular ou de um tablet. O uso do QR Code na Nota Fiscal de Consumidor visa facilitar a verificação dos dados do documento.

Como existem diversos aplicativos gratuitos, a consulta de uma NFC-e por QR Code pode ser realizada por todo contribuinte a qualquer hora ou lugar.

Tenha em mente que existem ferramentas para automatizar essa consulta também.

O que fazer se a consulta de NFC-e não funcionar?

Antes de tomar qualquer atitude, você deve analisar se o documento foi emitido em contingência.

A contingência NFC-e é utilizada quando o estabelecimento ou o PDV (Ponto de Venda) está com problemas de conexão à internet, ou há falhas de comunicação com a Sefaz.

Geralmente, o prazo de envio do XML da nota em contingência é de 24 horas, mas alguns estados permitem que isso ocorra até um dia útil após a emissão.

Por isso, você pode ter que esperar o fim desse período para ter sucesso na consulta da NFC-e. Se após esse prazo o problema persistir, o consumidor deve apresentar denúncia tributária segundo o Encat.

Curiosidade:

Alguns estados já permitem a consulta de NFC-e apenas com o uso do CPF. Como essa funcionalidade ainda é nova, existem certas limitações. No caso do Amazonas, por exemplo, apenas os proprietários de veículos registrados no Detran estadual podem fazer a consulta a partir do CPF:

Conclusão

Ao ler este conteúdo, você entendeu mais sobre a consulta de nota fiscal e percebeu que como cada tipo de nota fiscal tem características diferentes e, por isso, é preciso ter cuidado ao consultá-las.

A NFS-e, por ser um documento municipal, pode causar muito estresse na rotina de certos e contribuintes profissionais, uma vez que existem milhares de cidades no Brasil. 

E, devido a isso, você acaba gastando muito tempo com o trabalho manual ao fazer a consulta de uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Por isso, procure automatizar esse processo na sua empresa.