Integração ERP com sistema emissor fiscal: Qual a importância?
Você já possui um sistema emissor de nota fiscal eletrônica? Não? Neste post, trouxemos os porquês você deve contar com esse serviço. Confira!
Lembre-se também que, quando se fala da emissão de documentos fiscais, é preciso ficar atento para evitar a sonegação fiscal e ficar em dia com a Receita Federal.
A importância da emissão de nota fiscal
A nota fiscal serve para documentar qualquer tipo de venda, seja no ambiente online ou físico. É por meio dela que o Fisco inspeciona as empresas e faz a tributação sobre cada operação.
Sendo assim, quem não emite nota fiscal (quando é devido), de certa forma, está burlando as regras, o que, obviamente, é ilegal e pode resultar em graves penalidades: indo de multas até mesmo à prisão.
Confira nosso conteúdo sobre o que acontece se você não emitir nota fiscal e fique por dentro do assunto!
É preciso dizer que o seu cliente tem o direito de solicitar o comprovante fiscal sempre que comprar algo. E, mesmo que ele não peça, o documento é um meio de comprovar a venda, criando validade jurídica e fiscal à esse processo comercial.
A nota fiscal é essencial também em relação à garantia do serviço ou produto adquirido. Com ela, o cliente pode solicitar a troca, conserto ou devolução do dinheiro investido, por exemplo.
A grande pergunta que surge dentro desse cenário para as empresas é:
Qual a melhor opção: Desenvolver um emissor fiscal interno ou fazer a Integração ERP com sistema já pronto?
Antes de tudo, é importante estar ciente que acompanhar a evolução no processo de emissão e recebimento fiscal não é uma tarefa nada fácil.
Veja alguns exemplos de mudanças dos últimos tempos:
- Mudança de Versão de documentos fiscais eletrônicos (DFes)
- Implementação do manual de boas práticas de DFes
- Notas Técnicas para cumprir exigências do governo e que mudaram depois acrescentando ou incluindo informações
- Particularidade de alguns estados que precisam ser ajustados nos softwares que comunicam com a Sefaz
- Prazo cada vez menor para adaptação das Notas Técnicas pelos softwares para continuar emitindo e recebendo DFes
A cada ano que se inicia, muitas mudanças são previstas, veja alguns exemplos:
- Implantação de NFC-e em Santa Catarina
- Notas Técnicas
- Novos manuais para implementar
- Regras de validação
- Inovações fiscais e programas
- Acompanhamento da legislação constante
Para responder essa questão, deve-se fazer uma reflexão baseada em 4 perguntas básicas, quais sejam:
- 1) Quantas horas de desenvolvimento no último ano foram usadas para atender a evolução dos processos de emissão fiscal? Essas horas foram utilizadas da melhor forma? Foi possível atingir um resultado satisfatório?
- 2) Qual é o diferencial que está levando aos seus clientes e usuários desenvolverem a solução internamente?
- 3) Quais demandas de negócio sua empresa está deixando de realizar para cumprir as obrigações fiscais?
Depois de refletir a respeito dessas questões, a pergunta principal é:
Vale, realmente, ter um desenvolvimento próprio com todas essas exigências e necessidades e que ainda consiga te colocar à frente dos seus concorrentes?
Bom, para chegar a uma conclusão assertiva, o ideal é conhecer primeiramente as vantagens de uma integração com um ERP voltado para a automação fiscal.
Para isso, montamos uma lista abaixo para te ajudar a entender melhor esse cenário, acompanhe.
Quais as vantagens da Integração ERP com um sistema de emissão fiscal
Por meio dessa lista, você conseguirá compreender com mais clareza os benefícios que justificam optar por esse tipo de integração. Confira:
1. Mais tempo e foco para o seu core business
Se você precisa potencializar os resultados da sua empresa, então o ideal é direcionar todos os seus esforços para seus serviços.
Acontece que, o meio fiscal, por ser extremamente burocrático, acaba-se exigindo muito esforço, atenção e tempo dos colaboradores, e isso pode ser um entrave para sua escalabilidade.
Ou seja, o simples fato de tentar cumprir a legislação para deixar o seu negócio em dia, são fatores que podem te tirar o foco do que realmente importa: o seu core business.
Agora reflita: O que mais você entregaria aos seus clientes se não tivesse de gastar tanto tempo se preocupando com esse processo burocrático de emissão de notas fiscais?
Imagine se as energias e esforços estivessem sendo direcionados exclusivamente para seus produtos/serviços, seja para melhorá-los, atualizados, investir em novas estratégias de mercado, entre outras necessidades vitais para o seu negócio.
Seria o cenário ideal, certo?
Pois esta é a grande vantagem de contar com um software emissor de notas fiscais automáticas. A partir de uma simples integração você já passa a poder focar em estratégias mais eficientes para gerar mais lucro!
2. Alta escala — Poder de processamento
Contar com um software escalável é um plano estratégico para qualquer empresa. Portanto, usar uma API eficiente significa abrir a possibilidade de crescimento para o seu negócio.
Contar com um sistema que tenha uma arquitetura de solução e infra-estrutura muito bem preparadas para escala já é um diferencial.
Assim, você não precisa se preocupar com cenários mais complexos e com a intensidade de dados. Além disso, você terá também uma garantia de resolução de bugs e atendimento das demandas.
Esse é um fator muito importante, do contrário, em momentos de crescimento ou pico de emissão, toda a integração pode ir por água abaixo!
Nota: antes de qualquer decisão, atente-se a esses detalhes e entenda verdadeiramente a solução que está cogitando assinar. Lembre-se que será um relacionamento de longo prazo e bem crítico!
Em outras palavras, se você optar por um sistema escalável e eficiente de emissão de notas fiscais, você não precisará se preocupar com o desenvolvimento de melhorias deste, visto que é algo constante e inerente ao próprio software.
3. Maior produtividade, maior lucro!
Já imaginou ter de emitir um fluxo alto de notas fiscais manualmente?
Um verdadeiro contratempo, não é mesmo? Além de ter de se preocupar com erros manuais, ainda impede sua empresa de crescer:
Mais clientes, mais vendas, mais notas fiscais…
Não é segredo para ninguém que realizar processos complexos de forma manual dá mais margem para erros, ainda mais quando se trata de gestão fiscal.
A questão é, falhas nessa área não podem ocorrer, pois caso aconteça, a empresa está sujeita a multas e autuações fiscais, isso pode sujar a marca da sua empresa, certo?
Ao integrar o seu sistema com um software especializado, o preenchimento automático das notas poupa tempo, custos e evita erros. Além disso, com a terceirização, a burocracia é diminuída e o monitoramento das emissões é mais transparente e acessível.
4. Cobertura dos principais modelos de notas fiscais
Diante de tantos tipos de notas fiscais, o ideal é procurar por uma API que enquadre as principais modalidades desses comprovantes, assim, você terá maior liberdade de escalar nacionalmente.
Além disso, você poderá contar com um sistema que utiliza modelos similares de implementação para os principais tipos de notas, com pouquíssimos ajustes ou, até mesmo, sem adaptação — o que é ainda melhor!
Entre os principais modelos, temos:
Vale lembrar que, dependendo da nota, cada região pode ter um regulamento específico. Portanto, mesmo que você não tenha uma demanda imediata, essa é uma forma de trazer segurança para a empresa caso venha a surgir essa necessidade.
Ebook: As 18 principais perguntas sobre nota fiscal eletrônica
Principais dicas para escolher um emissor de nota fiscal ideal para seu negócio
Confira quais são os critérios que você deve levar em consideração na hora de contratar o seu emissor de notas fiscais:
1. Sistema totalmente automatizado
A primeira dica que nós damos é: automatize tudo que for possível na sua empresa. Isso pode ser desde a contração de um software para gerar NF-es, como também para:
- e-mail marketing;
- gerenciamento de equipes e tarefas;
- automação de marketing , e muito mais!
Nada de ficar gerenciando tarefas manuais, que atrasam a sua vida e fazem você perder horas e horas. Por isso, procure empresas que trabalham de forma totalmente automatizada — independentemente das características do sistema da prefeitura.
Isso inclui não só emitir a nota fiscal como encaminhá-la ao cliente e controlar cancelamentos de notas automaticamente.
Como cada prefeitura trabalha de uma forma, então, é importante verificar se o software consegue se comunicar de maneira automática com o sistema da cidade.
Isso significa que ele deve lidar com as suas particularidades sem exigir adaptações e nenhum processo manual.
A diversidade de sistemas municipais é tão grande que hoje existem até plataformas que oferecem API para NFS-e de forma unificada e automática. Isso inclui também cidades sem integração via Webservice, como Santana de Parnaíba ou Joinville.
Inclusive, em São Paulo, o certificado digital é opcional para emitir NFS-es automaticamente pelo eNotas!
2. Habilidade para tratar das instabilidades da prefeitura ou Sefaz
Infelizmente, é comum que os sistemas da prefeitura ou do estado (Sefaz) apresentem problemas e até fiquem fora do ar.
Portanto, é importante que o emissor consiga absorver as instabilidades e tente fazer a emissão quantas vezes for necessário, sem que você tenha que lidar com isso.
O eNotas, por exemplo, faz diversas tentativas até conseguir emitir a sua nota. Então, você não precisa se preocupar se o órgão está com algum problema.
3. Integração com o seu meio de pagamento
O emissor de nota fiscal eletrônica ideal deve se integrar naturalmente ao seu meio de pagamento.
Assim, se você vende pela internet, é fundamental que o emissor de NF-e seja conectado ao meio de pagamento que você oferece - e que preferencialmente esteja até embutido nele.
Desta forma, como “num passe de mágica”, você gerencia as suas notas em um mesmo ambiente!
Por exemplo, hoje, o eNotas está embutido à:
Inclusive, se você ainda gera boleto online manualmente, recomendamos que dê uma olhada em soluções para automatizar suas cobranças por meio do nosso conteúdo:
7 plataformas eficazes para gerar boleto online automaticamente!
Caso você precise de um software emissor para NFC-e — Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica — separamos um conteúdo que trata exclusivamente desse assunto.
4. Suporte especializado
O que adianta contratar uma plataforma extremamente eficiente se na hora de utilizá-la você se enche de dúvidas que não são respondidas? Um atendimento de qualidade deve ser a prioridade de qualquer negócio.
E, em se tratando de nota fiscal, isso se torna ainda mais importante. Ainda mais se a nota fiscal emitida for a NFS-e.
Lembre que no caso dessa nota, cada prefeitura funciona de um jeito, pois cada município pode ter regras próprias para emissão desse documento.
Logo, é importante optar por um sistema com experiência comprovada e que poderá auxiliá-lo, tanto em procedimentos exigidos apenas na sua cidade, quanto for necessária uma integração com muitas regiões.
5. Facilidade de comunicação com o contador
Os programas que emitem nota fiscal eletrônica permitem que você e o seu contador entendam exatamente o que acontece na sua empresa. Isso é feito por meio de relatórios que mostram o seu faturamento claramente.
É comum, o contador pedir os arquivos XMLs das notas fiscais. E, em alguns casos, até mesmo o volume de notas emitidas e canceladas. Então, tudo isso tem que ser facilmente extraído da aplicação.
O eNotas, por sua vez, permite a exportação dos XMLs/PDFs das notas em um arquivo CSV.
6. Envio automático da nota fiscal para o cliente
Já falamos aqui que você não deve perder horas com tarefas manuais. Então, o sistema deve conseguir enviar a nota fiscal para o cliente por e-mail automaticamente após a emissão, tanto seu PDF quanto o XML (que tem valor fiscal e jurídico).
E, se o seu cliente pedir o documento, você deve conseguir enviar com apenas 1 clique para e-mail indicado.
7. Importação facilitada de vendas ou notas fiscais
Em alguns casos, você pode precisar importar vendas realizadas offline ou por meios não tradicionais. Nesse contexto, o emissor deve permitir a importação de dados via arquivo, sem complexidade.
Dessa forma, se você faz vendas esporadicamente por um meio de pagamento não integrado, é só importar o arquivo e pronto!
8. Cancelamento automático de notas fiscais de vendas estornadas
Quando uma venda é estornada no meio de pagamento, por qualquer motivo que seja (garantia incondicional ou até chargeback), você precisa cancelar a nota fiscal caso ela já tenha sido emitida.
Se você já pagou a guia de impostos, então tente reaver o crédito do imposto com a ajuda do contador para abater nas próximas guias.
É importante também que o emissor marque as notas que a prefeitura não aceitou cancelar automaticamente.
9. Notas fiscais para co-produtores e afiliados
Atua com plataforma de afiliados? Então, você já deve ter sentido na pele a dificuldade para emitir notas fiscais para eles e para co-produtores. É muito comum ocorrer a bitributação nesses casos e você acabar pagando mais impostos do que deve.
O eNotas, por exemplo, emite as notas de acordo com o seu papel em cada venda, seja produtor, co-produtor ou afiliado. E ainda sabe exatamente em qual momento e para quem deve emitir determinado documento.
Caso você seja co-produtor, por exemplo, você pode configurar seu percentual na nossa plataforma e ela já fará a emissão proporcional ao seu volume de venda automaticamente.
Descubra como a eNotas gerencia automaticamente as NF-es dos coprodutores.
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em Belo Horizonte, desde 2011.