Nota Fiscal Eletrônica: o que é e todos os tipos

Atualizado há mais de 1 semana

Confira a narração completa do nosso post:

A nota fiscal é um documento muito importante, permitindo que a fiscalização verifique as transações comerciais e garanta que tudo está sendo feito da forma correta, conforme previsto em lei.

Nos últimos anos, esse documento passou por algumas mudanças, e hoje pode ser emitido de uma forma mais moderna: a Nota Fiscal Eletrônica

Hoje, existem diversos tipos de Nota Fiscal Eletrônica. Para entender melhor sobre a parte fiscal do seu empreendimento, é essencial conhecer cada tipo e saber qual é o modelo que você deve emitir. Nesse post completo, vamos abordar o que é a Nota Fiscal Eletrônica e todos os seus tipos. Confira: 

O que é Nota Fiscal Eletrônica? 

A Nota fiscal eletrônica é um documento em formato digital e com validade jurídica que registra uma transação de um serviço ou produto. O documento é obrigatório e precisa ser emitido por empresas em qualquer transação. 

É a partir das notas fiscais que o Fisco recolhe os impostos sobre as operações das empresas, e, portanto, a não emissão desse documento pode acarretar em penalidades. Atualmente, ainda existem municípios do país que permitem a emissão de nota fiscal em papel. No entanto, na maioria dos estados, o uso digital é obrigatório. 

O documento existe desde 2006, e foi implantado para tornar os processos das empresas mais simples e práticos, Afinal, a versão do documento físico exigia não somente gastos com o papel e a impressão, mas também o armazenamento de milhares de papéis. 

Com o modelo digital, ficou muito mais fácil armazenar esses dados, conferir transações e manter o negócio regularizado.  

Quer saber tudo sobre nota fiscal eletrônica? Confira nosso material completo: 

As 18 principais perguntas sobre Nota Fiscal Eletrônica

Para que serve a Nota Fiscal Eletrônica?

Além de contribuir para a diminuição dos gastos com papel e garantir mais praticidade no dia a dia do setor contábil das empresas, a nota fiscal eletrônica é uma forma de manter um controle sobre as operações de entrada e saída, contribuindo para a conformidade fiscal do empreendimento. 

Além disso, é uma forma mais segura de manter os registros sobre as suas transações, já que o papel está sujeito a erros de impressão e problemas com o armazenamento. 

A emissão da nota fiscal eletrônica garante ainda mais segurança para todos os envolvidos na transação comercial: o vendedor, a empresa prestadora de serviço de transporte e o consumidor. Todos os dados importantes estão no documento, que preserva os direitos de todas as partes.

Porém, é preciso ter atenção. Os tipos de notas fiscais eletrônicas são definidos de acordo com a operação comercial. Cada tipo tem suas particularidades e algumas condições para a emissão.

Tipos de notas fiscais

Entender as diferenças entre os tipos de notas fiscais é fundamental para ter uma boa estratégia em seu negócio. Por mais que pareça complicado inicialmente, algumas dicas podem te ajudar a tomar melhores decisões e respeitar as legislações. 

1. Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

Você já reparou que, ao comprar uma mercadoria pela internet, sempre há um papel junto à entrega? Pois bem, essa é a NF-e: a nota fiscal que deve ser emitida na venda de produtos físicos. 

A emissão é feita pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado e está relacionada ao pagamento do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS).

A versão que é enviada para o consumidor é um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). O Danfe acompanha o transporte da mercadoria para evitar problemas com a fiscalização. Além disso, a versão com validade fiscal da NF-e, o XML, também é enviado por email para o consumidor após a compra.

2. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Como o seu próprio nome diz, a NFS-e é o documento dos prestadores de serviço. Isso quer dizer que oficinas, cursos online, faculdades e academias devem emiti-la. Saiba que a Nota de Serviço é municipal e, portanto, cada prefeitura tem exigências e regras diferentes. 

Enquanto algumas cidades permitem a emissão de NFS-e com um simples cadastro pela internet, outras pedem o uso de um certificado digital. Portanto, consulte o seu contador antes de começar a emitir NFS-e e entenda como funciona o processo. 

É válido também considerar utilizar um emissor de nota fiscal para automatizar a emissão de NFS-e e ter mais tempo para focar no negócio. 

3. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

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A NFC-e é a nota do varejo, sendo emitida para o consumidor final. Por ainda estar substituindo o cupom fiscal em todo o país, alguns contribuintes ainda não são obrigados a emiti-la. 

O estado de São Paulo, por exemplo, já exige a NFC-e para todo o varejo — inclusive com o uso do SAT. Já a NFC-e em MG tem previsão para ser totalmente adotada em fevereiro de 2020. 

Além disso, pode ser necessário emitir outros documentos fiscais em alguns estados:

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

É uma variação da NFC-e em São Paulo. A contingência da NFC-e por meio do CF-e, que é emitido pelo SAT e não exige conexão ininterrupta à internet. O CF-e pode ser validado pela assinatura digital do contribuinte e a autorização do Fisco.

Módulo Fiscal Eletrônico (MFE)

O Módulo Fiscal Eletrônico é um tipo de nota fiscal emitido pelos contribuintes do varejo do Ceará. Tem funcionamento parecido com o SAT Fiscal de São Paulo, porém, com algumas diferenças, como bateria interna, GPS e comunicação GPRS com a Sefaz.

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4. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento obrigatório para quando há prestação de serviço de transporte. O CT-e é fundamental para garantir e agilizar a movimentação de mercadorias em qualquer modal (ferroviário, aquaviário, aéreo, rodoviário e dutoviário). 

A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico é uma obrigação da transportadora de carga. Veja algumas informações que devem constar no documento:

  • dados do remetente;
  • dados do destinatário;
  • dados da nota fiscal (chave de acesso, CFOP, data de emissão, NCM, série e etc);
  • valor do serviço;
  • impostos pagos.
Curiosidade

Dica para não confundir: o CT-e deve ser emitido no transporte de cargas entre municípios. Quando a movimentação acontecer dentro de uma mesma cidade, a NFS-e é o documento adotado. 

5. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Assim como no tipo de nota fiscal anterior, o MDF-e é usado para movimentações de cargas, porém, no transporte interestadual (entre dois ou mais estados). Com o passar do tempo, alguns estados estão exigindo o MDF-e em operações internas, como São Paulo, Mato Grosso do Sul e Paraná.

Para evitar dúvidas e dores de cabeça entre o CT-e e o MDF-e, sempre consulte o seu contador, ok?

6. Nota Fiscal Complementar

Documento emitido para corrigir quantidade de mercadoria ou valor de imposto inferior ao correto. A nota fiscal complementar deve explicar o motivo dessa diferença nas seguintes situações:

  • reajuste de preços ou aumento do valor original do serviço ou do produto;
  • variação na cotação da moeda em exportações;
  • erro no lançamento ou na classificação fiscal.

No final, a nota fiscal “original” somada à nota fiscal complementar deve representar a operação correta, em quantidade e valor do produto e impostos pagos. 

Imagine que você vendeu 10 unidades de um produto, mas, ao preencher a nota, registrou apenas 8 acidentalmente. Nessas horas, é preciso emitir uma nota complementar, a fim de acrescentar os itens que faltam e pagar os impostos devidos. 

7. Nota Fiscal Denegada 

Documento gerado no momento em que existem irregularidades fiscais de uma das partes envolvidas na transação, seja o empreendedor, seja o comprador. 

Segundo o Manual de Integração do Contribuinte, uma nota fiscal é denegada quando:

  • o emitente está irregular;
  • o destinatário está irregular;
  • o destinatário não está habilitado para operar na Unidade Federativa. 

É preciso ter cuidado com uma nota fiscal denegada, pois a sua numeração não poderá ser mais utilizada. Para evitar problemas e identificá-los com antecedência, é importante atualizar o cadastro dos seus parceiros e consultar notas fiscais frequentemente. 

Além disso, fechar negócios apenas com parceiros regularizados é outra boa ideia. Portanto, sempre faça a consulta CNPJ antes de assinar qualquer contrato. 

8. Nota Fiscal Rejeitada

Muito parecida com o tipo de nota anterior, é um documento rejeitado pela Sefaz que tem alguma informação errada em sua composição. A grande diferença entre a nota fiscal rejeitada e a denegada está na possibilidade de se consertar o erro. Em outras palavras, o seu número poderá ser utilizado normalmente. 

Saiba que existem mais de 600 rejeições, e os seus principais exemplos são:

  • empresa não habilitada para emitir notas fiscais;
  • CNPJ inválido ou digitado incorretamente;
  • diferença entre o CNPJ do certificado digital e do CNPJ indicado na NF-e;
  • prazo para o cancelar nota fiscal excedido;
  • inscrição estadual errada;
  • duplicidade de nota;
  • erro na descrição dos impostos.

9. Nota Fiscal de Devolução

Documento que anula operações de compra e de venda que não foram concretizadas. A nota fiscal de devolução pode ser emitida quando o prazo para cancelamento já expirou ou o consumidor rejeitou a mercadoria. A sua emissão é essencial para evitar o pagamento de impostos indevidos também. 

10. Nota Fiscal de Exportação

Nota emitida para clientes que estão no exterior. Além das informações exigidas normalmente, é preciso indicar o local de embarque ou de transposição de fronteira e o endereço do consumidor final. 

11. Nota Fiscal de Remessa

A nota fiscal de remessa é gerada quando um empreendedor envia um bem em que já exista uma operação fiscal registrada. 

Ou seja, o documento é emitido quando não há uma venda, mas um acompanhamento. Ele informa que a mercadoria está sendo enviada apenas para conserto, doação, demonstração, venda fora do estabelecimento ou armazenamento em outro local. 

Dessa forma, não será necessário pagar impostos mais de uma vez. 

Descomplique a emissão fiscal

Bom, esperamos que esse post tenha tirado todas as suas dúvidas sobre a Nota Fiscal Eletrônica e seus diversos tipos. Apesar de suas diferenças, os modelos de notas fiscais foram criados para atender às necessidades de cada setor, respeitar as legislações e melhorar a relação entre empreendimentos e consumidores. 

Sabemos que o mundo da emissão fiscal parece ser bastante complexo, mas isso não precisa ser uma dor de cabeça para você! Com o eNotas, você pode emitir suas notas fiscais de serviço ou de produto, de forma 100% automática. Não deixe de conferir! 

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Jornalista, escritora e pós-graduanda em Comunicação Digital e Mídias Sociais.

Comentários

  1. Olá , dúvida sobre NF-e emitida com data de saída ok previsto ara entrega porém mercadoria sair antes dessa data tem algum problema? Foi solicitado a entrega antes .

    1. Olá, Antonela! O procedimento correto é que a data de saída da nota fiscal seja a data na qual o produto ou serviço foi ou será entregue, ou a data em que sairá do emissor para ser entregue.

  2. Olá, Sylvia. Tudo bem?

    Saberia informar se uma empresa precisar cancelar nota fiscal, mesmo ela sendo de meses passados, dá problema?

    Exemplo: um cliente solicita o estorno da compra pela operadora do cartão, e com isso a compra não é paga pela operadora. E assim preciso solicitar o cancelamento da nota fiscal no site da prefeitura. Isso ocorre algum problema? Não que seja comum, mas digamos tipo 1 cancelamento a cada 2 meses.

    Obrigado!

    1. Olá, Gustavo! Como vai? Você pode fazer cancelamento da nota fiscal desde que não ultrapasse o prazo de 6 meses, a contar da data de emissão da nota, e antes do recolhimento do ISS. Sobre a quantidade de notas canceladas, acredito que esse dado possa variar de acordo com as regras de cada prefeitura! Por isso, recomendo verificar essa informação com a sua prefeitura 🙂

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